La capacità di trovare la soluzione di un problema (e cioè l’arte del problem solving) è una capacità molto utile in ogni ambito della vita.
Quando si parla di lavoro, poi, sempre più spesso vengono citate le soft skill, delle quali il problem solving fa parte.
Sicuramente ci sono persone che hanno una naturale predisposizione alla soluzione di problemi, ma ci sono diverse tecniche che possono aiutarci ad acquisire (o ad affinare) questa abilità.
Cos’è il problem solving?
Il problem solving è la capacità di analizzare e risolvere un problema nel miglior modo possibile in relazione al suo contesto.
Si, perché non esistono problemi universali (se non in ambito filosofico!) ed ogni criticità ha le sue caratteristiche.
Ne consegue che per ogni problema non c’è solo “la soluzione”, ma “la soluzione ideale”.
Non sapevo di saperlo!
Soprattutto in alcuni ambiti professionali (penso, ad esempio, al customer service), i problemi sono il pane quotidiano.
La capacità di risolverli rappresenta quindi il fulcro stesso dell’attività.
Con l’esperienza abbiamo probabilmente acquisito una serie di processi mentali automatici, che ci portano dritti alla soluzione.
Nella realtà è probabile che, senza nemmeno rendercene conto, in questi processi mentali automatici ci troviamo ad applicare una delle tante tecniche di problem solving disponibili.
Un ulteriore approfondimento di queste tecniche potrebbe nondimeno esserci molto utile.
Potremo, ad esempio, decidere di applicarne una piuttosto che un’altra.
Oppure scegliere consapevolmente a quale dei procedimenti prestare maggiore attenzione.
Tecniche di soluzione dei problemi.
Innanzitutto un premessa.
Esistono moltissime tecniche di problem solving, alcune delle quali legate alla specifica categoria di problemi da risolvere (in ambito puramente tecnico, medico, aziendale, eccetera).
Altre tecniche, invece, sono più generiche e possono quindi essere applicate in molteplici ambiti.
Vediamo quali solo le principali della seconda categoria:
A.P.S.
Tra i metodi più semplici e generici c’è A.P.S., acronimo dell’espressione inglese Applied Problem Solving.
Si tratta di una metodologia molto pratica, applicabile in modo efficace a situazioni reali e focalizzata su ricerca delle cause del problema e monitoraggio della soluzione applicata.
Il metodo consiste in 6 passaggi:
- ricostruzione degli avvenimenti;
- definizione del problema;
- comprensione degli elementi da analizzare;
- individuazione delle cause del problema, inclusa l’investigazione sulle radici del problema stesso;
- studio delle possibili soluzioni e loro applicazioni;
- monitoraggio delle soluzioni ed analisi dei risultati.
F.A.R.E.
Il nome di questa tecnica è l’acronimo delle azioni da intraprendere, e cioè:
- F = Focalizzare: creare un elenco dei problemi, selezionare su quale concentrare l’attenzione per poi definirlo e descriverlo nel dettaglio;
- A = Analizzare: decidere quali sono i dati ed i fattori rilevanti, raccogliere le informazioni, decidere i valori di riferimento da utilizzare ed elencare i i fattori critici;
- R= Risolvere: cercare tutte le possibili alternative ed i modi per applicarle e scegliere la soluzione che risulta essere la migliore;
- E = Eseguire: mettere in atto la soluzione scelta, monitorarne l’andamento, individuare eventuali correzioni da apportare, valutare l’effettiva efficacia della soluzione.
Brainstorming.
In senso letterale si tratta di una “tempesta di cervelli”.
Basata principalmente sull’associazione di idee, il brainstorming è tra le tecniche più usate nei gruppi di lavoro.
Il processo è molto semplice: ognuno propone la propria idea, che viene discussa ed elaborata apertamente dall’intero gruppo, arrivando anche a stravolgerla completamente fino ad affinarla in modo che si adatti perfettamente alla risoluzione del problema.
Le mappe mentali.
Sviluppato dallo psicologo Tony Buzan, si tratta di un metodo particolarmente adatto per mettere ordine alle idee, schematizzandole e rappresentandone graficamente i vari aspetti e flussi.
Il problema viene posto al centro dello schema, dal quale poi partono le varie ramificazioni che comprendono tutte le informazioni collegate tra loro.
Con questo metodo è inoltre possibile differenziare le informazioni per tipologia o per livello di dettaglio utilizzando forme e colori diversi.
É inoltre possibile semplificare ulteriormente lo schema servendosi di immagini che richiamano alla mente l’informazione che si vuole rappresentare.
Sei cappelli per una soluzione.
Tutte le tecniche di cui abbiamo parlato finora sono valide.
A mio parere, però, hanno in comune un difetto: concentrandosi su una specifica metodologia, ne limitano automaticamente gli ambiti di utilizzo.
La mia tecnica preferita 😊, invece, sintetizza tutte le precedenti: i 6 cappelli per pensare.
La tecnica dei 6 cappelli per pensare è stata sviluppata dallo psicologo Edward De Bono, a cui dobbiamo anche la definizione di pensiero laterale, che prevede l’osservazione di un problema da diverse angolazioni.
Proprio da questo concetto nasce la tecnica dei 6 cappelli per pensare, in cui ogni cappello rappresenta idealmente una diversa metodologia di approccio.
Vediamo nel dettaglio quali sono:
BIANCO, il cappello della Razionalità.
Indossando il cappello bianco ci focalizziamo sui dati certi: numeri, informazioni, dati empirici, fatti, eccetera.
In questa veste dobbiamo cogliere quanto è oggettivamente noto in relazione ad un problema e capire quali sono i dati necessari ma mancanti.
Tutte le informazioni raccolte devono poi essere valutate attentamente ed idealmente suddivise tra “dati accertati” e “dati presunti”.
Quando indossiamo il cappello bianco possiamo insomma paragonarci ad un computer.
Raccolta, suddivisione ed esposizione dei dati in modo oggettivo e neutro, senza lasciare spazio ad interpretazioni ed opinioni personali.
ROSSO, il cappello dell’Emotività.
Chi indossa in cappello rosso si concentra sulle reazioni emotive, cercando di mettere a nudo i sentimenti e le emozioni che scaturiscono dal problema.
Alle emozioni vanno incluse le proprie impressioni o intuizioni, non disdegnando uno sguardo al problema da un punto di vista puramente estetico.
Indossando il cappello rosso non dobbiamo dare alcuna spiegazione.
Le motivazioni del nostro sentire sono solo nostre e ciò che conta è esclusivamente la nostra emozione in ogni sua sfaccettatura.
NERO, il cappello del Pessimismo.
Nell’indossare il cappello nero diventiamo a tutti gli effetti il cosiddetto “avvocato del diavolo”.
Esprimiamo dubbi, giudizi critici e sensazioni negative per evidenziare ogni possibile criticità.
Paragoniamo la situazione anche a situazioni passate e valutiamo le possibilità di riuscita future.
Si tratta insomma di un ruolo scomodo (ma fondamentale): il cappello nero, spingendoci ad usare la necessaria cautela, ha il preciso compito di metterci al riparo dagli errori.
GIALLO, il cappello dell’Ottimismo.
Il ruolo del cappello giallo è di mostrare un atteggiamento positivo e costruttivo.
In questa veste occorre analizzare razionalmente le idee per valutarne le reali possibilità di realizzazione.
Da questa valutazione potranno ovviamente scaturire nuove proposte o suggerimenti.
Tutto il contesto va interpretato in un’ottica positiva, concentrandosi sui punti di forza di una soluzione e su ulteriori possibili miglioramenti.
Il cappello giallo è quindi diametralmente opposto a quello nero: il suo compito è trovare tutti gli aspetti positivi di una situazione e spronarci al miglioramento.
VERDE, il cappello della Creatività.
Il cappello verde è quello che indossa l’innovatore.
Sfruttando tutte le possibilità del pensiero laterale, deve proporre approcci alternativi e sfornare nuove idee e concetti.
Chi indossa il cappello verde sarà chiamato ad esprimere i propri pensieri sempre e comunque (anche a costo di parlare a vanvera…).
Nel farlo dovrà necessariamente uscire dagli schemi, addirittura impersonando il ruolo del provocatore.
Inutile dirlo: cappello verde e cappello nero non possono coesistere!
BLU, il cappello del Controllo.
Quando indossiamo il cappello blu assumiamo il ruolo del moderatore.
Il cappello blu assegna i compiti, definisce il problema, fornisce le istruzioni e le regole da seguire (assicurandosi che vengano rispettate!).
Come un direttore d’orchestra, il cappello blu deve fare in modo che ogni strumento a disposizione per la soluzione del problema suoni nei tempi e modi corretti.
Ciò allo scopo di sfruttarne al meglio ogni qualità ed arrivare a creare l’armonia perfetta.
Una sequenza fondamentale per arrivare alla soluzione: il ciclo O.R.G.I.
È importante sottolineare che la sequenza di utilizzo dei 6 cappelli per pensare è fondamentale.
Ogni cappello ha una propria funzione specifica e deve intervenire al momento giusto.
In caso contrario l’intero processo si bloccherebbe irrimediabilmente.
Questa particolare sequenza viene definita come ciclo O.R.G.I.:
- O, la fase di OSSERVAZIONE –> Il cappello bianco;
- R, la fase di REAZIONE –> Il cappello rosso;
- G, la fase del GIUDIZIO –> I cappelli nero e giallo;
- I, la fase dell’INTERVENTO –> I cappelli verde e, infine, blu.
Concludendo.
Come ho già scritto credo che la vera forza della tecnica dei 6 cappelli per pensare sia la sua fruibilità in quanto:
- si adatta a qualunque situazione;
- può essere utilizzata da una singola persona ma anche da gruppi più o meno numerosi.
Come a dire: sembra essere la soluzione perfetta per risolvere qualunque problema!
Se vuoi condividere pensieri o suggerimenti sull’argomento lascia un commento oppure contattami: sarò lieta di conoscere la tua opinione!
Grazie e a presto.
Con il mio lavoro posso dare più valore al tuo tempo, rendere più semplici e leggere le tue giornate e permetterti di focalizzare attenzione ed energie sulle attività fondamentali per il tuo business o sui tuoi interessi privati. In breve, il mio obiettivo è essere, sempre, la giusta soluzione alle tue esigenze.