Le mail sono ormai una presenza costante nella nostra vita.
Da un lato hanno semplificato molti aspetti, consentendo una comunicazione quasi immediata.
Ci permettono anche l’utilizzo di un linguaggio meno formale rispetto alle classiche comunicazioni cartacee.
⚠️ Con l’avvento della Posta Elettronica Certificata (PEC) si è anche ovviato al problema del mancato valore legale. Una PEC, infatti, ha esattamente lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento, ma è evidentemente molto più semplice e veloce da gestire.
Dall’altro, purtroppo, se non gestite correttamente le mail rappresentano una continua fonte di stress.
E allora come trarre il meglio dalla posta elettronica senza diventarne schiavi?
Niente paura!
Con un minimo di impegno (e qualche trucchetto) possiamo usare le mail per semplificarci la vita.
Il segreto di una mail “amica”.
Se mi conosci saprai già che sono una patita dell’organizzazione.
E anche nel caso delle mail il segreto è proprio questo!
Non sto parlando di ore ed ore spese per sistemare le mail o creare degli archivi.
Al contrario, con qualche suggerimento mirato e qualche stratagemma da professionisti possiamo dominare le nostre mail e sfruttarne tutti i lati positivi.
A questo punto non ci resta che iniziare!
Mail in arrivo: nemico pubblico n. 1 della produttività!
Come abbiamo detto le mail sono un metodo di comunicazione praticamente immediato.
Ciò che può facilmente succedere è che la continua verifica della posta in entrata ci distragga da altre attività che stiamo svolgendo.
Ecco qualche suggerimento che può aiutarci in questo senso:
✔ Chiudere la casella di posta sul pc che stiamo utilizzando e disattivare le eventuali notifiche;
✔ Disattivare le notifiche anche su smartphone o tablet (o al limite spostarli dove non possiamo sentire i vari suoni);
✔ Se il non riscontrare immediatamente la ricezione di una mail ci mette a disagio, una buona soluzione può essere l’impostazione di un messaggio automatico che confermi che abbiamo ricevuto la mail ed informi il mittente che risponderemo in X tempo;
✔ Estremamente efficace può anche rivelarsi il batching: assegnando alla verifica delle mail in entrata specifici momenti della giornata possiamo concentrarci solo su quell’attività, senza sacrificare la nostra concentrazione per altri impegni;
✔ Utile anche, ove possibile, avere account di posta separati per il lavoro, per la vita privata e per eventuali altri ambiti specifici che gestiamo con le mail: in questo modo saremo sempre in grado di focalizzare la nostra attenzione su un singolo account alla volta, ottimizzando il tempo a nostra disposizione e riuscendo anche a separare le varie aree di attività.
Verifica delle mail in entrata.
Scelto il momento in cui dedicarci alla posta in arrivo, la cosa migliore da fare è leggere velocemente le mail ricevute per capirne a grandi linee il contenuto (e l’eventuale urgenza e/o importanza).
Così facendo quasi tutte le mail potranno essere classificate genericamente in quattro categorie:
Nessuna azione richiesta.
Questo è il caso più semplice: dopo la lettura la mail può essere archiviata (o eventualmente cestinata).
💡 Possiamo ulteriormente separare le mail da leggere per sola conoscenza (per intenderci quando il nostro nome è in “cc”) da quelle che richiedono invece una lettura più attenta, riservandoci tempo in un altro momento della giornata.
É richiesta un’azione semplice e veloce.
Ad esempio una verifica che richiede poco tempo, l’inoltro ad altri destinatari, il download di un allegato, eccetera.
In questo caso il consiglio è di provvedere subito e di archiviare la mail dopo avere completato quanto necessario: inutile congestionare la nostra posta in arrivo con messaggi che possiamo “eliminare” velocemente.
💡 Anche in questo caso possiamo creare una cartella per questa tipologia di mail, così da occuparcene solo dopo avere completato la verifica preliminare della posta in arrivo e la gestione delle mail più rilevanti.
Sono richieste attività articolate o che richiedono tempo.
Queste sono le mail delle quali non possiamo liberarci facilmente.
Richiedono da parte nostra un’azione, che a sua volta richiede tempo ed attenzione.
In questo caso teniamo per il momento la mail nella nostra posta in arrivo (oppure creiamo un’apposita cartella).
Mail da cestinare.
Fanno spesso parte di questa categoria le newsletter alle quali ci siamo iscritti e che non leggiamo mai, perché non le troviamo interessanti o perché l’argomento non ci interessa più.
Fatte salve le dovute eccezioni, rientrano in questa categoria anche le notifiche che abbiamo attivato per i nostri profili social.
Per cestinare una mail di questo tipo ci mettiamo un secondo, ma dovremo ripetere l’azione ancora e ancora e ancora in futuro.
Allora perché non provvedere subito alla disiscrizione dalla mailing list oppure alla disattivazione delle notifiche via mail?
Ci vorrà probabilmente qualche minuto in più ma sarà per sempre ed eviteremo di riempire la nostra mailbox con messaggi che non rivestono per noi alcun interesse!
👼 Il trucchetto n. 1.
La suddivisione della posta in arrivo in base alle varie tipologie di mail può essere automatizzata.
Impostando delle regole specifiche possiamo far si che le mail arrivino direttamente in una cartella che avremo appositamente creato, senza passare dall’inbox.
Possiamo ad esempio creare regole per singolo mittente, sulla base dell’oggetto della mail o semplicemente se il nostro nome si trova in “cc” nella lista di distribuzione.
Per chi utilizza Gmail, lo stesso obiettivo può essere raggiunto anche con un sapiente utilizzo delle etichette.
L’utilizzo delle categorie, invece, è la soluzione che prediligo per Outlook: assegnando uno specifico colore alle varie tipologie di mail potremo avere un immediato “colpo d’occhio” della situazione.
👼 Il trucchetto n. 2.
Un altro utile metodo che possiamo utilizzare per la verifica preliminare delle mail in arrivo è il metodo delle 4 D.
Meno conosciuto della matrice di Eisenhower, svolge sostanzialmente le stesse funzioni.
Ci permette infatti di classificare le attività (in questo caso le nostre mail) in posta da eliminare (Drop), attività da posticipare (Delay), lavori da delegare (Delegate) e da svolgere (Do).
Una mail ben scritta è il modo migliore per ricevere le risposte che aspettiamo!
Ti capita mai di scambiare varie mail con una persona prima di riuscire ad ottenere oppure a dare tutte le informazioni necessarie?
A me si, e anche troppo spesso per i miei gusti.
A volte la causa è una lettura superficiale delle mail, per cui la risposta evade solo parzialmente la richiesta.
Altre volte, però, il motivo è che le nostre mail non sono scritte in maniera efficace, e cioè non sono chiare, né concise né tanto meno esaustive (per me i tre elementi imprescindibili di una comunicazione efficace).
Mail “da lavorare”: come organizzarsi?
Abbiamo archiviato le mail che non necessitavano di azioni da parte nostra.
I messaggi senza alcuna utilità sono stati eliminati definitivamente.
Ci siamo occupati delle attività che richiedevano poco tempo o scarso impegno.
A questo punto non ci resta che occuparci delle attività che richiedono un nostro intervento diretto.
Le alternative in questo senso sono tante, per cui il consiglio è sempre di scegliere ciò che più si addice al nostro modo di lavorare, al tempo che abbiamo a disposizione ed alle nostre attitudini personali.
Io mi sento comunque di suggerire le modalità che seguono (ordinate dalla più semplice alla più elaborata), che applico personalmente in base alla tipologia di azione richiesta ed al volume di lavoro che devo gestire in quel momento:
⓵ Testa bassa e lavorare!
Questa è evidentemente la più immediata delle modalità tra le quali scegliere. 😊
Se il tempo a nostra disposizione è sufficiente possiamo semplicemente partire dalla mail meno recente e svolgere le attività necessarie.
Dopo averle completate passiamo alla mail successiva, e così via.
Troppo spesso però i nostri impegni superano il tempo a nostra disposizione per svolgerli.
In questi casi è quindi necessario occuparsi delle singole attività in base alla loro priorità, urgenza o importanza.
⓶ Promemoria e calendario.
Questa è un’opzione che mi piace molto e che utilizzo tutti i giorni per creare promemoria relativi ad attività che devo svolgere (e soprattutto alle eventuali scadenze collegate).
La mia preferenza va a Google Calendar, con il quale posso:
- creare eventi e promemoria riferiti alle singole attività da svolgere;
- impostare una o più notifiche (push o via mail) così da ricordare sempre l’avvicinarsi della scadenza;
- contrassegnare i vari promemoria con colori diversi (io utilizzo ad esempio un colore per gli impegni privati ed un altro per quelli di lavoro, classificando ulteriormente questi ultimi con colori distinti in base al cliente coinvolto);
- condividere calendari completi o singoli promemoria con altre persone;
- ricevere tutte le mattine alle 5.00 (io però la leggo più tardi 😊) una mail che riassume tutti i promemoria e gli eventi di quel giorno.
⓷ Matrice di Eisenhower.
Molto simile al metodo delle 4 D, la matrice di Eisenhower è sicuramente uno dei metodi più conosciuti e completi per assegnare importanza e priorità alle varie attività.
Classificata ogni attività secondo il suo grado di importanza e di urgenza potremo iniziare ad occuparci delle mail che richiedono la nostra attenzione immediata.
Il tempo eventualmente rimasto potrà essere impiegato per le attività classificate in altro modo.
⓸ Lista di priorità e to-do list.
Assegnare priorità alle singole attività delle quali ci dobbiamo occupare ci permette di svolgere ogni compito in tempo utile per rispettarne la scadenza (e per fare fronte ad eventuali imprevisti).
La creazione di to-do list, poi, ci mette nelle condizioni di avere una visione globale ed immediata delle attività che abbiamo in programma di svolgere in un determinato periodo di tempo, così da avere sempre tutto sotto controllo.
👼 Il trucchetto n. 1.
Diciamo la verità: chi non è d’accordo sul concetto di ottenere il maggior risultato con il minore sforzo possibile?
Su questo si basa il metodo Eat that frog.
No, nessun rospo da ingoiare!
Un semplice presupposto: occupandosi prima di tutto dell’attività maggiormente complicata o sgradita, le attività successive ci sembreranno una passeggiata.
Sicuramente un punto di vista da considerare quando davanti a noi si apre una lista infinita di mail che richiedono un intervento da parte nostra!
👼 Il trucchetto n. 2.
Il mattino ha l’oro in bocca?
Si, ma non per tutti!
Ecco perché conoscere il nostro cronotipo è il modo migliore per ottimizzare le nostre performance e semplificarci la vita.
Questa informazione ci permette infatti di pianificare le nostre giornate facendo coincidere le attività più impegnative con i momenti di picco biologico.
Riserveremo, al contrario, le attività che richiedono meno risorse fisiche o mentali a quei momenti della giornata in cui il nostro picco biologico è un miraggio.
Chi cerca trova (ma se ci riesci velocemente è meglio!).
Spero di averti dato qualche consiglio utile per migliorare la gestione della tua posta in arrivo.
A questo punto non posso esimermi dal parlare di archivio.
Archiviare le mail in entrata ed in uscita ci permette di trovare subito ciò che successivamente dovremo cercare.
Possiamo creare cartelle e sottocartelle ed organizzarle in base al mittente o al destinatario oppure in base all’argomento trattato.
Per progetti particolari potremmo invece creare una singola cartella che comprenda poi le sottocartelle relative ad ogni specifico aspetto del progetto.
Come per tutti gli archivi, anche il metodo di archiviazione delle mail è molto personale.
Scegliamo quindi la suddivisione che più si adatta al nostro modo di pensare (ed al nostro business): solo così riusciremo a trovare velocemente una mail nel momento in cui ci servirà.
👼 Il trucchetto n. 1.
Se l’account di posta lo consente possiamo anche scegliere di visualizzare i messaggi come conversazioni: una modalità utilissima per raggruppare tutta la corrispondenza scambiata con una persona in merito ad un singolo argomento!
E se ti serve un aiuto?
L’ho già confessato più volte: io “nasco organizzata”. 🗄️ 🗃️ 📂
Non è un vanto, non è un peccato, è la semplice realtà.
Una buona gestione della posta elettronica non è oggettivamente un’attività complicata, servono solo un po’ di impegno e la giusta motivazione.
Se però non hai tempo o voglia di occupartene personalmente io posso aiutarti ad impostare il lavoro in modo corretto.
Se ti va possiamo parlarne senza impegno: vedremo insieme qual è il modo migliore di procedere e troveremo la soluzione perfetta per le tue esigenze.
Spero che queste informazioni possano risultare utili per una gestione efficiente e senza stress delle mail.
Per eventuali dubbi (ma anche per condividere ulteriori suggerimenti sull’argomento) ti invito a lasciare un commento oppure a contattarmi.
Grazie per l’attenzione e a presto.
Con il mio lavoro posso dare più valore al tuo tempo, rendere più semplici e leggere le tue giornate e permetterti di focalizzare attenzione ed energie sulle attività fondamentali per il tuo business o sui tuoi interessi privati. In breve, il mio obiettivo è essere, sempre, la giusta soluzione alle tue esigenze.