Ordine e organizzazione secondo la Treccani.
L’Enciclopedia Treccani definisce l’ordine come “Disposizione regolare di più cose secondo una regola prefissata” ma anche “…il grado più o meno grande di organizzazione interna di un sistema complesso relativo sia alla disposizione spaziale dei componenti, sia alla distribuzione tra loro dei compiti e delle risorse”.
La stessa fonte identifica invece l’organizzazione come “Attività intesa a organizzare, cioè a costituire in forma sistematica un complesso di organi o di elementi coordinandoli fra loro in rapporto di mutua dipendenza in vista di un fine determinato”.
Ordine e organizzazione a modo mio.
Dovendo riassumere il concetto direi che ordine ed organizzazione sono due elementi della stessa famiglia o, meglio ancora, che l’ordine è un aspetto dell’organizzazione.
Questione di punti di vista?
Per me che nasco ordinata ed organizzata è tutto molto semplice.
Aggiungiamo anche che letteralmente detesto perdere tempo: voglio dire, perché “sprecare” dieci minuti a fare qualcosa quando posso utilizzarne solo cinque?!?
Ed ecco spiegato il mio amore incondizionato per l’organizzazione e di conseguenza per l’ordine.
Comprendo che, al contrario, per alcune persone queste parole sono sinonimo di noia, fastidio e fatica.
Non approvo 😊 ma democraticamente accetto perché, come vedremo più avanti, anche il disordine ha i suoi lati positivi (lo so, c’è da non crederci…).
I fatti.
Al di là delle mie convinzioni personali, però, è indiscutibile che ordine ed organizzazione ci permettono di:
- migliorare la nostra gestione del tempo;
- aumentare la nostra efficienza;
- ottimizzare le risorse che abbiamo a disposizione.
6 ragioni da prendere in considerazione.
Ecco allora 6 ragioni 6 per essere (o cercare di essere) più ordinati ed organizzati, sia in ambito professionale che nella vita privata:
⓵ trovare ciò che si cerca senza perdite di tempo e senza stress
Pensiamo alla ricerca di una mail nella foresta amazzonica di una mailbox non ordinata.
Oppure alle chiavi dell’auto che ci servono per uscire di casa e recarci ad una riunione e che non abbiamo trovato negli ultimi 5 posti in cui le abbiamo cercate.
Quanto sarebbe più facile trovare tutto al primo tentativo?
⓶ facilitare tante azioni quotidiane
Per questo punto mi è difficile fare esempi concreti, perché sono veramente tanti.
Se pensiamo a tutte le nostre azioni in una giornata scopriremo facilmente quante attività occupano “malamente” il nostro tempo solo a causa del disordine e della confusione che regnano intorno a noi.
E, al contrario, scopriremo anche quanto potremmo invece snellire e rendere più semplice ciò che facciamo applicando un minimo di ordine ed organizzazione ai nostri spazi, alle nostre azioni ed ai nostri pensieri.
⓷ agevolare la convivenza e la gestione di spazi in comune con altre persone
Il nostro disordine può diventare un problema quando condividiamo spazi con altre persone che non abbiano la nostra stessa “inclinazione”.
Penso ad una casa ma anche ad un ufficio o un coworking.
Non essere in grado di allinearci con persone diverse da noi può generare conflitti che rendono le relazioni molto più complicate.
Perché allora non trovare un compromesso tra il nostro disordine innato e la necessità di ordine di altre persone così da rendere serena e fruttuosa una convivenza?
⓸ influenza positiva sul nostro umore
Sono stati svolti studi che dimostrano che ordine ed organizzazione hanno un impatto positivo sul nostro umore.
Perché ci permettono di essere maggiormente lucidi e concentrati.
Perché l’ordine ci permette di avere maggiore controllo su ciò che ci circonda, diminuendo lo stress ed aumentando invece il senso di sicurezza e la nostra serenità.
Certo l’ordine non risolve tutti i nostri problemi, però molto spesso rende la nostra vita meno complicata.
⓹ ottimizzazione degli spazi
Uno spazio ordinato presumibilmente non conterrà ciò che è superfluo perché inutile, inutilizzato o superato.
Ed ecco quindi che abbiamo maggiore spazio a disposizione, occupato solo da ciò che ci serve realmente e a cui teniamo.
Il tutto si traduce in maggiore efficienza e maggiore serenità, perché saremo circondati solo dagli oggetti che hanno una ragione di essere lì.
⓺ facilitare il distacco dal passato
Questo punto è strettamente collegato al precedente.
Liberarsi di ciò che è superfluo ed inutile può anche essere un buon modo di liberarci (o almeno allontanarci) dal passato.
Non intendo ovviamente il passato positivo che ci ha reso ciò che siamo.
Mi riferisco a tutto ciò che ci blocca, che non ci permette di andare avanti e magari di migliorare ciò che in passato non è andato come volevamo.
In questo senso l’ordine diventa pulizia di quanto non è più utile conservare nella nostra vita perché ci impedisce di evolvere.
Tutto molto bello, vero?
Adesso però passiamo alla pratica!
Ordine e organizzazione: qual è il segreto?
Cosa possiamo fare concretamente (e possibilmente senza troppa fatica) per migliorare ordine e organizzazione?
La realtà è che possiamo fare tanto.
Il segreto è scegliere ciò che:
- ci sembra più semplice da applicare;
- è maggiormente in linea con il nostro carattere;
- risponde alle nostre esigenze;
- risolve un problema.
Cosa fare per migliorare ordine e organizzazione?
Mi limito ad elencare tutte le attività da prendere in considerazione, rispetto alle quali sarà un piacere confrontarmi in caso di dubbi o perplessità (o se proprio si teme di non riuscire a farcela da soli).
L’elenco non è in ordine di importanza perché ognuna delle attività citate può portare beneficio.
L’importanza delle singole attività, invece, come detto sopra è un concetto assolutamente soggettivo, che ognuno deve valutare da sé.
(quasi dimenticavo: mi sembra inutile sottolineare che io le applico praticamente tutte!)
Organizzare lo spazio, sia esso una scrivania, il pc o un armadio.
Organizzare il tempo, per ottenere di più dalle nostre giornate (con meno fatica).
Organizzare la mente, sfruttando al meglio energie e risorse che abbiamo a disposizione.
Usare gli strumenti che ci possono aiutare nella corretta gestione delle priorità e nella gestione di liste di cose da fare, senza ovviamente dimenticare strumenti specifici di produttività come i CRM (tra i quali consiglio senz’altro HubSpot) oppure un metodo creativo ma efficacissimo come le mappe mentali.
Utilizzare tecniche di gestione del tempo, grazie alle quali possiamo capire come impieghiamo realmente il nostro tempo, come organizzare le nostre giornate in maniera efficiente oppure come diventare più produttivi combattendo la tendenza a rimandare.
Mantenere la concentrazione, migliorarla oppure utilizzarla in corrispondenza del nostro personale picco di attività e produttività.
Gestire le mail in maniera efficace in modo da eliminare lo stress (ed evitando errori e dimenticanze).
Creare ed applicare processi e procedure che permettono di snellire le attività, riducendo contemporaneamente la possibilità di inesattezze o incomprensioni.
Aspetti positivi dell’ordine (e del disordine).
Prima di concludere devo essere sincera: sono stati fatti studi sia in merito all’ordine che relativamente al disordine ed entrambi presentano dei lati positivi.
Quali?
Pro Ordine:
- Aumentata fiducia in se stessi;
- Minore attaccamento al passato;
- Maggiore lucidità mentale.
Pro Disordine:
- Maggiore capacità di improvvisazione e di valutazione delle situazioni da punti di vista diversi;
- Minore timore del giudizio;
- Tendenza all’innovazione.
Per concludere.
Quale che sia il tuo “team”, la verità sta – come al solito – nel mezzo.
L’ordine agevola le nostre vite, sempre che non ne diventiamo schiavi.
Al contrario, il disordine ci permette di pensare ed agire al di fuori degli schemi, ma se esageriamo ci mette in difficoltà e confonde la nostra mente e le nostre azioni.
Riuscire a trovare un buon equilibrio tra le due condizioni è il modo migliore di sfruttare al meglio i vantaggi di entrambe.
Ecco, ho detto tutto ciò che avevo da dire in proposito.
Spero che questo turbine di organizzazione ed ordine non spaventi nessuno.
Anzi, mi auguro che qualcuno degli accorgimenti citati possa riscuotere interesse e curiosità.
Mi piacerebbe sapere come la pensi tu in proposito, soprattutto se hai altri suggerimenti o considerazioni sull’argomento.
Condividi il tuo pensiero e la tua esperienza con un commento.
Se invece preferisci scambiare due chiacchiere in proposito puoi contattarmi direttamente.
Grazie e a presto.
Con il mio lavoro posso dare più valore al tuo tempo, rendere più semplici e leggere le tue giornate e permetterti di focalizzare attenzione ed energie sulle attività fondamentali per il tuo business o sui tuoi interessi privati. In breve, il mio obiettivo è essere, sempre, la giusta soluzione alle tue esigenze.