La comunicazione sta alla base della nostra vita.
Anzi, potremmo anche spingerci a dire che la comunicazione è la base della nostra vita, senza la quale probabilmente dovremmo affrontare problemi complicati ed a volte insuperabili.
Ecco perché comunicare al meglio è fondamentale, sia nella vita privata che in ambito lavorativo.
Una nota personale.
Al di là dell’ovvia importanza della comunicazione, per esperienza personale ho potuto constatare quanto la comunicazione sbagliata (anche quando l’errore è inconsapevole) possa rendere difficile la nostra vita ed i nostri rapporti con gli altri.
Nel corso degli anni mi sono impegnata a comprendere e ove necessario modificare la mia comunicazione in modo da limitare le incomprensioni e rendere più agevole instaurare e portare avanti le relazioni, fossero esse private o professionali.
Questo il motivo per cui sostengo, una volta di più, l’importanza di una comunicazione consapevole, adeguata alle circostanze ed in linea con gli obiettivi che ci poniamo.
Comunicazione e informazione sono sinonimi?
No, comunicare ed informare non sono decisamente la stessa cosa, se non sul vocabolario.
Se è vero infatti che la comunicazione è fondamentalmente una trasmissione di informazioni, la comunicazione vera e propria si compie attraverso un processo ben preciso che differisce da quello dell’informazione.
Informazione che infatti segue un processo univoco, dove la fonte dell’informazione la condivide semplicemente con un destinatario.
Vediamo più nel dettaglio cosa differenzia l’informazione dalla comunicazione.
Il processo di informazione.
Possiamo definire l’informazione come un processo lineare.
All’interno di questo flusso si muovono elementi quali il mittente, un messaggio, un canale ed il destinatario (su questi elementi ritorneremo più avanti nel dettaglio).
Più nello specifico il mittente avvia il processo inviando il messaggio al destinatario tramite il canale prescelto.
Fin qui tutto bene.
Ciò che l’informazione non contempla è l’eventuale reazione al messaggio da parte del destinatario, né tanto meno la conferma che il messaggio sia stato effettivamente ricevuto o compreso secondo l’intento del mittente.
Il processo di informazione si intende quindi concluso con la trasmissione del messaggio.
Il processo di comunicazione.
Perché un processo informativo diventi un processo comunicativo manca un ultimo, fondamentale passaggio rispetto all’informazione: il riscontro da parte del destinatario.
Il riscontro ha lo scopo di confermarci che il messaggio è stato ricevuto ma anche di farci sapere se il destinatario lo ha interpretato correttamente, cioè secondo le nostre intenzioni.
Il riscontro viene inviato al mittente, che se necessario potrà inviare un ulteriore messaggio al destinatario…e così via.
Immagino questo processo come una sorta di cerchio dove il flusso non si blocca con la consegna del messaggio al destinatario ma avanza fino a quando quella specifica comunicazione può considerarsi conclusa.
È solo in presenza di questo processo circolare che possiamo quindi parlare di comunicazione.
L’importanza della comunicazione.
Dopo avere chiarito la differenza tra informazione e comunicazione è chiara l’importanza di prediligere la comunicazione.
Fanno eccezione solo alcuni casi rari e particolari rispetto ai quali conoscere il destino del messaggio e le eventuali reazioni del destinatario è ininfluente.
In questo caso però sorge spontanea una domanda: se non ci interessa sapere che il messaggio è stato ricevuto e compreso né se ha destato nel destinatario la reazione sperata…siamo proprio certi che avesse senso inviarlo?!
Pensiamo invece ad un rapporto professionale tra datore di lavoro e dipendente ma anche come cliente e fornitore oppure ad una comunicazione tra amici o parenti.
Quanto è importante che un messaggio venga ricevuto e recepito come era nelle intenzioni di chi lo ha inviato?
Possiamo veramente non preoccuparci di ricevere un riscontro a ciò che abbiamo comunicato?
Ecco, in questi casi è quanto mai fondamentale preoccuparsi di veicolare il messaggio affinché venga ricevuto ed interpretato secondo il nostro pensiero.
Altrettanto importante è ottenere un riscontro che potrebbe fugare qualsiasi incomprensione in merito.
La comunicazione: elementi e componenti.
Gli elementi della comunicazione.
La comunicazione (ma come detto anche l’informazione) si compone di specifici elementi:
- un mittente (o fonte) dal quale il messaggio parte;
- il messaggio stesso;
- un codice verbale o non verbale (definito anche mezzo o canale);
- un destinatario che riceverà il messaggio;
- un riscontro del destinatario al mittente (solo nel caso del processo comunicativo).
Le componenti della comunicazione.
Il processo di comunicazione è assicurato non solo dalla presenza degli elementi citati.
Nel processo intervengono anche alcune componenti che di fatto riassumono i vari aspetti della comunicazione e che possono essere generiche oppure specifiche in riferimento al canale prescelto per la veicolazione del messaggio.
Vediamo più nel dettaglio queste componenti:
- il linguaggio (quindi la lingua ma anche la terminologia utilizzata);
- la componente non verbale che include:
- sistema paralinguistico (tono, frequenza, ritmo – silenzio incluso! – e qualsiasi elemento che aggiunga enfasi alle parole utilizzate);
- sistema cinesico (tutti i movimenti del corpo, i gesti e la postura – inclusi movimenti oculari e mimica facciale – utilizzati per rafforzare il linguaggio o per sostituirlo completamente);
- prossemica (cioè la gestione dello spazio tra gli interlocutori ed in particolar modo la sua occupazione in base alle varie zone che lo compongono, e più precisamente la zona pubblica, la zona sociale, la zona personale e la zona intima);
- aptica (il contatto fisico utilizzato quale messaggio).
Il riscontro.
Il riscontro è a tutti gli effetti una delle componenti del processo comunicativo.
Ne abbiamo già parlato ma vale la pena ribadirne le caratteristiche specifiche che lo rendono realmente valido:
- dev’essere quanto più tempestivo possibile;
- non deve venire influenzato da elementi soggettivi quali pregiudizi, simpatia o antipatia e da qualsiasi altro aspetto che vada ad inficiarne l’obiettività;
- un riscontro utile dev’essere concreto, verificabile e specifico; deve cioè basarsi su fatti e dati anziché su una non meglio precisata “sensazione” e deve essere inserito nel contesto dal quale scaturisce;
- inutile dire che nei limiti del possibile il riscontro deve risultare costruttivo sia per il mittente che per il destinatario: ricordiamoci che lo scopo finale è comunicare efficacemente affinché entrambe le parti ricevano soddisfazione.
Aggiungo un ultimo punto che non è una caratteristica vera e propria del feedback ma è altrettanto importante.
Il feedback è necessario.
Se il destinatario non lo fornisce spontaneamente il mittente ha tutto l’interesse a sollecitarlo.
Un riscontro permetterà di capire cosa ha funzionato e cosa non ha funzionato.
Sarà inoltre il punto di partenza per la gestione di un eventuale reclamo o di una lamentela da parte del destinatario.
Insomma, ancora una volta il riscontro è parte fondamentale ed imprescindibile di un buon processo comunicativo.
Lo stile comunicativo.
Parte integrante del processo comunicativo è lo stile, cioè la modalità con la quale una persona comunica nella forma scritta, verbale o non verbale.
Conosciamo quattro stili di comunicazione:
- passivo, caratterizzato dalla difficoltà ad esprimere un’opinione propria allo scopo di adeguarsi alla maggioranza ed evitare conflitti;
- aggressivo, che non prevede l’ascolto, prediligendo invece la provocazione e la prevaricazione dell’interlocutore;
- passivo-aggressivo, un mix tra lo stile passivo e quello aggressivo, dove le caratteristiche dei due stili si mescolano creando discrepanza tra i messaggi inviati in modalità verbale e non verbale;
- assertivo, stile adeguato all’interlocutore, senza aggressività né passività, dove le proprie opinioni vengono proposte ma con apertura allo scambio ed alla discussione.
La scelta dello stile comunicativo la dice lunga sulle capacità e sulle caratteristiche personali di chi lo mette in pratica.
È anche un buon metro di giudizio per intuire come si svolgerà una determinata discussione, con la possibilità di prevederne con buona approssimazione anche il risultato finale.
Non aggiungo molto di più perché questa è un’altra storia. 😊
Non mi resta che ripetermi: la comunicazione è fondamentale in ogni aspetto della nostra vita.
Imparare a gestirla al meglio ci rende la vita più semplice e ci permette di ottenere risultati migliori con meno dispendio di energie e risorse.
E non mi pare poco.
Al di là della mia personale opinione sull’argomento mi piacerebbe conoscere il tuo pensiero.
Adotti modalità particolari per rendere la tua comunicazione efficace?
Vorresti migliorarne alcuni aspetti?
Grazie se vorrai lasciare un commento per farmi sapere come la pensi in proposito!
A presto.
Con il mio lavoro posso dare più valore al tuo tempo, rendere più semplici e leggere le tue giornate e permetterti di focalizzare attenzione ed energie sulle attività fondamentali per il tuo business o sui tuoi interessi privati. In breve, il mio obiettivo è essere, sempre, la giusta soluzione alle tue esigenze.