Scrivere una e-mail o una lettera non è necessariamente complicato.
Una comunicazione corretta ed efficace, però, deve tenere conto di alcuni elementi fondamentali, senza il rispetto dei quali il nostro messaggio potrebbe non raggiungere l’obiettivo prefissato.
Ma quali sono questi elementi?
E quali i parametri da rispettare?
Andiamo a vedere!
Le modalità di comunicazione.
Di questi tempi parlando di “corrispondenza” intendiamo prevalentemente una e-mail.
Possiamo eventualmente includere nella categoria anche gli sms e la cosiddetta messaggistica istantanea (WhatsApp, Signal, Messenger, ecc.), entrambi frequentemente impiegati in ambito personale e professionale.
Anche se ormai utilizzati raramente, non dobbiamo però dimenticarci che esistono anche le lettere ed i fax!
Ogni tipo di corrispondenza possiede alcune peculiarità specifiche.
Imparare l’impostazione generale di una comunicazione ci permetterà comunque di scrivere sempre in maniera corretta ed efficace, a prescindere dall’interlocutore, dal contesto, dall’obiettivo e così via.
In questo articolo per comodità utilizzerò indifferentemente i termini “e-mail” e “comunicazione”, in quanto buona parte degli elementi citati è comunque comune alle due tipologie di corrispondenza..
Formale o informale?
Scrivere all’Agenzia delle Entrate è diverso dallo scrivere ad un cliente o ad un’amica.
Le sfumature sono tante, ma possiamo suddividere le comunicazioni in due contesti principali:
➀ la comunicazione formale;
➁ la comunicazione informale.
Ognuno dei contesti, che possono comunque riguardare aspetti personali e professionali, prevede “regole” precise: i vocaboli ed i verbi da utilizzare, le formule di apertura e di chiusura, eccetera.
Insomma, ad ogni contesto il suo…testo!
L’obiettivo della comunicazione.
Prima di iniziare a scrivere la nostra e-mail pensiamo a cosa vogliamo ottenere.
Stiamo semplicemente informando il destinatario?
Scriviamo per ottenere una risposta o un’approvazione?
Vogliamo che il destinatario, sulla base della nostra comunicazione, prenda una decisione o agisca in qualche modo?
Avere ben chiaro il nostro scopo ci permetterà di scrivere il testo perfetto!
Stile di scrittura e contesto.
Lo stile di scrittura è strettamente personale ed è rappresentato dalle parole utilizzate, dalla costruzione delle frasi, in generale da tutti gli elementi che formano un testo.
Costituendo l’insieme delle modalità personali che l’autore utilizza per scrivere, lo stile non è di fatto modificabile.
Per una comunicazione corretta è però indispensabile adattarlo al contesto: una e-mail personale ed una lettera professionale dovranno necessariamente essere redatte nel rispetto di “regole” diverse.
Gli elementi fondamentali.
Il destinatario.
Il destinatario è la persona alla quale viene direttamente indirizzata la e-mail e rappresenta il nostro interlocutore primario.
È la persona che si vuole informare, alla quale si vuole presentare una richiesta o richiedere un’azione o una risposta.
Una comunicazione può avere uno o più destinatari, l’importante è che vengano identificati correttamente, così che la nostra comunicazione raggiunga la persona giusta.
Copia conoscenza.
La “copia conoscenza” (la cosiddetta “cc”) viene utilizzata per informare o coinvolgere persone diverse dal destinatario.
Non sono i nostri interlocutori primari ma, per svariate ragioni, è necessario che ricevano copia della nostra comunicazione.
Le persone in copia conoscenza sono “in chiaro” nella comunicazione, per cui sono visibili al destinatario ed a tutte le altre persone in copia conoscenza.
⚠️ Evitiamo di mettere in copia conoscenza mezzo mondo, circoscrivendo i nominativi a chi realmente deve essere coinvolto!
Copia conoscenza nascosta.
La “copia conoscenza nascosta” (altrimenti definita come “ccn”, blank copy o copia bianca) si utilizza per far ricevere copia della nostra e-mail ad alcune persone, senza che il destinatario e le persone in copia conoscenza lo sappiano.
Si, perché le persone in “ccn” sono visibili solo al mittente della comunicazione. 😉
💡 Opzione molto utile a tutela della privacy.
Formula di apertura.
Indirizzando la nostra comunicazione ad un indirizzo e-mail generico (ad esempio info@pincopallino.com) oppure alla sede di un’Azienda, iniziamo la comunicazione con “Gentili Signori” oppure “Spettabile Azienda”.
Disponendo invece di un nominativo specifico possiamo esordire con “Gentile”, “Gentilissimo”, “Egregio”, “Caro”, eccetera, in linea con il rapporto ed il grado di confidenza o conoscenza che abbiamo con il destinatario.
Se conosciamo il titolo o la professione del destinatario possiamo inserire la relativa abbreviazione prima del cognome: Ing. Rossi, Avv. Bianchi, D.ssa Verdi, eccetera.
⚠️ Il nome di battesimo di solito non si utilizza, salvo che sia indispensabile per distinguere persone diverse (ad esempio, parenti con lo stesso cognome che lavorano in un’Azienda familiare).
In assenza di titoli una prima opzione è utilizzare il generico “Sig.” o “Sig.a”.
⚠️ Evitiamo di utilizzare Sig.na e Sig.ra, una differenziazione che personalmente giudico ormai decisamente obsoleta!
Come alternativa possiamo assegnare al nostro interlocutore, sulla fiducia 😊, un titolo che ci pare appropriato: Dr., D.ssa o Ing. non hanno mai scontentato nessuno.
Sarà poi il nostro interlocutore, se lo vorrà, a farci presente il suo eventuale titolo corretto (o l’assenza di un titolo).
Presentazione iniziale.
Se è la prima volta che scriviamo al destinatario può essere utile una breve presentazione.
Bastano un paio di righe, così che tutte le persone che ricevono la e-mail sappiano chi siamo, cosa facciamo e perché li stiamo contattando.
L’oggetto.
L’oggetto della e-mail è fondamentale: deve esprimere brevemente e chiaramente l’obiettivo della nostra comunicazione, la ragione per la quale la stiamo inviando.
Essendo la prima informazione che il destinatario legge, la sua importanza è chiara: soprattutto in una e-mail determinerà probabilmente la decisione del destinatario di aprire il nostro messaggio!
Il corpo della comunicazione.
Stabilito
- chi è il destinatario
- di cosa vogliamo parlare
- qual è il nostro obiettivo
- in quale contesto rientra la nostra comunicazione
avremo a disposizione tutti gli elementi necessari a costruire il corpo della e-mail.
Per essere efficace il testo della comunicazione dovrà essere:
ⓐ chiaro
Un testo chiaro permette di informare il destinatario senza possibilità di fraintendimenti.
Se necessario utilizziamo un linguaggio tecnico, ma assicuriamoci che il nostro interlocutore abbia la nostra stessa competenza della materia.
In caso contrario optiamo per un linguaggio meno tecnico, che illustri correttamente l’argomento ma che sia comprensibile anche per i “non addetti ai lavori”.
⚠️ Ricordiamoci che lo scopo è comunicare: una e-mail “da veri professionisti” ma incomprensibile non costituisce una comunicazione efficace!
💡 Per rendere più chiara la nostra comunicazione possiamo utilizzare anche paragrafi, elenchi o sezioni separate: “Premessa”, “Background”, “Problema”, “Richiesta”, “Conclusione” e altre descrizioni di questo tipo possono aiutare l’interlocutore a leggere e comprendere la nostra comunicazione con maggiore facilità.
💡 Formattiamo il testo (grassetto, corsivo, sottolineato, colore font diverso, ecc.) per evidenziare concetti o informazioni importanti…ma senza abusarne!
⚠️ Mai, mai, mai usare il testo in MAIUSCOLO per evidenziare un concetto: è maleducato!
ⓑ conciso
Evitiamo di essere prolissi con parole e frasi inutili che nulla aggiungono alla comunicazione.
Le persone hanno spesso fretta, e davanti ad una e-mail troppo lunga possono decidere di saltarne qualche parte, o peggio ancora di smettere di leggerla.
Parti importanti del nostro messaggio non raggiungerebbero quindi il nostro interlocutore!
ⓒ esaustivo
Presentiamo i fatti in maniera chiara e completa.
Se il destinatario legge la nostra e-mail ed ha ancora domande da farci, probabilmente significa che non abbiamo esposto l’argomento in modo esauriente!
Per cui va bene essere concisi, ma niente lacune!
Richieste e scadenze.
È importante esprimere in maniera esplicita cosa ci aspettiamo dall’interlocutore: una semplice risposta, un’attività da svolgere, campioni da inviare.
Assicuriamoci quindi che il testo esprima chiaramente lo scopo della nostra e-mail.
Può risultare utile indicare anche un’eventuale scadenza per la nostra richiesta: permetterà al destinatario di darci riscontro entro i tempi che riteniamo necessari (e a noi darà una “data limite” per sollecitare una risposta).
🛎️ A questo proposito ti consiglio di non perderti il nuovo articolo che a brevissimo pubblicherò sulla gestione dei solleciti! 😉
Formula di chiusura.
Terminare una e-mail dando disponibilità a fornire ulteriori informazioni o chiarimenti è una gentilezza nei confronti del nostro interlocutore e non costa nulla…quindi facciamolo!
Dopo di che non rimangono che i saluti, anch’essi in linea con il rapporto ed il grado di confidenza o conoscenza che abbiamo con il destinatario.
Alcuni esempi:
⓵ “Distinti saluti” per una comunicazione formale;
⓶ “Cordiali saluti” o “Cordialmente” quando il rapporto è più confidenziale;
⓷ “Ciao e a presto” per una comunicazione più personale.
La firma.
La firma a chiusura delle nostre comunicazioni ha due finalità fondamentali:
➀ serve al destinatario per identificarci chiaramente;
➁ è utile per fornire i nostri riferimenti affinché il destinatario possa contattarci con facilità.
Per le comunicazioni professionali è indispensabile inserire tutte le informazioni necessarie: nome e cognome con eventuale titolo, Azienda, numero di telefono e cellulare, ecc..
Queste informazioni possono essere incluse nella firma (per le e-mail) o indicate sulla carta intestata (per lettere o fax).
💡 Perché non inserire anche i link ai nostri profili social, così che il destinatario possa conoscere noi e il nostro lavoro anche per mezzo della nostra attività sui vari canali?
Anche per le comunicazioni personali può essere utile indicare i nostri dati di contatto (almeno numero telefonico o cellulare) così da poter essere contattati in caso di necessità.
Gli allegati.
Alleghiamo alla comunicazione tutta la documentazione necessaria ad una corretta comprensione e valutazione del suo contenuto.
💡 Citiamo gli allegati nel testo, così limitiamo il rischio che l’interlocutore non si accorga che ci sono!
⚠️ Facciamo attenzione alle dimensioni dei file inviati per non creare problemi di ricezione al destinatario.
Un’ultima lettura…
La comunicazione è pronta per essere inviata.
Prima però rileggiamo tutto per bene, così da assicurarci che non ci siano errori, che il testo sia chiaro e scorrevole e che la punteggiatura sia corretta.
Soprattutto per comunicazioni in ambito professionale l’invio di una e-mail poco comprensibile o contenente errori non è esattamente il migliore biglietto da visita!
Ecco qua, poche semplici regole che ci permettono di scrivere una comunicazione chiara, comprensibile e che abbia maggiore possibilità di raggiungere il nostro obiettivo.
Forse all’inizio può sembrare complicato, ma non lo è.
E i vantaggi di una comunicazione efficiente sono talmente grandi che vale la pena fare almeno un tentativo!
Se hai dubbi o suggerimenti da condividere, oppure se hai bisogno di aiuto per predisporre una comunicazione dal contenuto particolare o “delicato”, lascia un commento oppure contattami.
Grazie per avere letto fin qui.
A presto!
Con il mio lavoro posso dare più valore al tuo tempo, rendere più semplici e leggere le tue giornate e permetterti di focalizzare attenzione ed energie sulle attività fondamentali per il tuo business o sui tuoi interessi privati. In breve, il mio obiettivo è essere, sempre, la giusta soluzione alle tue esigenze.