Nel mio lavoro di assistente virtuale la gestione del tempo è una competenza, ma anche una tecnica di sopravvivenza. 😊
Mettiamoci anche che, per mia natura, detesto perdere tempo inutilmente.
Ecco perché sono sempre alla ricerca di nuovi modi per ottimizzare le mie giornate, svolgendo i miei impegni e le attività dei miei clienti nel modo migliore possibile e cioè:
- impiegando il minor tempo possibile;
- lavorando nelle migliori condizioni possibili;
- assicurando comunque un elevato standard di qualità.
Le 4 D della gestione del tempo.
Durante una delle mie ricorrenti ricerche sul web a caccia di strumenti e metodi per ricavare il massimo ed il meglio dal tempo che ho a disposizione ho trovato degli articoli che parlavano di queste misteriose “4 D”.
Inutile dire che ho subito voluto saperne di più…per scoprire che è un metodo che utilizzo regolarmente!
Le origini del metodo.
The Power of Focus è il libro (disponibile anche nella versione italiana) all’interno del quale l’autore Jack Canfield ha a suo tempo posto le basi di questo metodo.
Il concetto di base: i 4 pilastri della gestione del tempo.
Il metodo si basa sul concetto che per una migliore gestione del tempo è indispensabile agire con 4 azioni ben definite, diverse ma complementari, sulle attività che dobbiamo svolgere:
- Drop (eliminare);
- Delay (posticipare);
- Delegate (delegare);
- Do (fare).
Vediamo più nel dettaglio le singole azioni:
Drop (eliminare).
Anche se è nella to-do list non è detto che sia utile.
Personalmente mi è capitato di rendermi conto più volte che lavori che svolgevo a costo di un considerevole dispendio di energie e di tempo si sono rivelati, quando ho smesso di farmene carico, di rilevanza scarsa o addirittura nulla.
Parlo principalmente della mia precedente vita professionale da dipendente, ma è stato quanto meno bizzarro rendermi conto che, non essendoci più io ad occuparmi di quelle attività, il lavoro è andato avanti comunque bene o in maniera accettabile.
Preferibile o indispensabile?
Quante volte ci capita di partecipare a riunioni, finite le quali siamo nettamente consapevoli che avremmo potuto tranquillamente assentarci senza che il corso della riunione o il suo risultato finale cambiasse di una virgola?
Fare attenzione a selezionare bene i nostri impegni ci permetterà di farci coinvolgere solo in quelli per i quali la nostra presenza rappresenta un reale beneficio o una effettiva necessità.
Una volta e per sempre.
Ci sono attività che continuiamo a svolgere perché non abbiamo tempo o voglia di modificare la situazione che le genera.
Penso alle newsletter che continuiamo a ricevere (senza mai leggerle) perché non ci riserviamo due minuti per disiscriverci dalla relativa lista.
Ma anche a quelle email che vengono erroneamente inviate a noi e che ogni volta siamo poi costretti ad inoltrare al corretto destinatario.
Perché non investiamo qualche minuto in una mail che chiarisca l’iter corretto, così dalla volta successiva la mail arriverà direttamente al destinatario senza alcun intervento da parte nostra?
Sono solo due esempi, ma se riflettiamo un attimo scopriremo che tante sono le attività che ci fanno perdere tempo semplicemente perché non ci decidiamo a risolvere il problema per eliminarle dalle nostre giornate una volta per tutte!
Delay (posticipare).
Priorità si, priorità no.
Una corretta gestione delle priorità dovrebbe essere il primo strumento a nostra disposizione per programmare in maniera realistica ciò che è urgente e ciò che non lo è.
Prendersi cura delle singole attività:
- in base alla loro urgenza
- considerando eventuali scadenze fisse e non posticipabili
- nell’ambito di un processo più ampio che include anche l’intervento di altre persone
ci permette di non perdere tempo prezioso con ciò che può aspettare, mentre ciò che è realmente urgente langue sulla nostra scrivania.
Prego, siamo qui per voi!
Come gestire, invece, le richieste che ci arrivano dall’esterno e che interrompono attività urgenti delle quali ci stiamo occupando?
Il primo passo è capire se si tratta di attività realmente urgenti.
Se così fosse potremo occuparcene immediatamente o, meglio ancora, proporre di farcene carico subito dopo avere completato la nostra attività.
In caso contrario chiariremo la maggiore urgenza di ciò di cui ci stiamo occupando in quel momento, concordando comunque un momento più adatto e realistico nel quale prendere in carico la richiesta appena ricevuta.
Attività per il “tempo libero”.
Altro punto da considerare sono le attività che svolgiamo serenamente nei momenti in cui il nostro carico di lavoro è minore, ma che rappresentano un vero problema nei periodi in cui il picco di lavoro è massimo.
Se sono lavori necessari possiamo decidere di posticiparli ad un momento in cui il tempo a nostra disposizione è maggiore o comunque posizionarli correttamente nella nostra to-do list.
Se invece ci rendiamo conto che la reale utilità di queste attività è minima…eliminiamo senza pietà!
Delegate (delegare).
Delegare è sempre un tasto dolente, lo ammetto.
Pur consapevole che la mia attività di assistente virtuale è basata proprio sulla delega, io per prima ho a volte difficoltà ad affidare ad altre persone lavori o impegni che ho sempre svolto io.
Non è semplicemente questione di fiducia, anche se a volte avere dubbi in questo senso ha una grande rilevanza.
È soprattutto partire dal presupposto (nella maggior parte dei casi sbagliato) che “nessuno lo fa come lo faccio io”.
Se è probabilmente vera l’unicità del lavoro di ognuno di noi, è altrettanto vero che “diverso” non significa automaticamente “sbagliato” o “peggiore”.
Anzi…
Delegando impegni ed attività possiamo sfruttare capacità che noi magari non abbiamo, usufruire di un punto di vista che non è il nostro.
Insomma, possiamo sommare alle nostre capacità e competenze quelle della persona alla quale decidiamo di affidarci.
Il risultato finale – in aggiunta alla riduzione del nostro carico di lavoro – è forse diverso ma spesso migliore!
Ho scritto tanto sulla delega, su come iniziare a delegare e su come scegliere la persona alla quale delegare, per cui se desideri approfondire c’è solo l’imbarazzo della scelta! 😉
Do (fare).
Abbiamo eliminato ciò che era inutile.
Siamo riusciti a posticipare ciò che non era urgente.
Ci siamo affidati ad altre persone per lo svolgimento delle attività delegabili.
A questo punto non ci resta che lavorare! 😊
Perché applicare i 4 pilastri della gestione del tempo?
Se avremo applicato correttamente le prime 3 azioni di questo metodo, nella nostra to-do list e sulla nostra scrivania saranno ormai rimaste solo le attività:
- realmente utili;
- urgenti;
- che siamo in grado di portare a termine con le risorse che abbiamo a disposizione;
- per le quali il nostro coinvolgimento diretto è indispensabile.
Vale a dire, saremo finalmente nella condizione di impiegare il nostro tempo per lo svolgimento di attività che hanno una reale importanza ed un reale valore.
Cos’ha di speciale questo metodo per la gestione del tempo?
Se segui il mio blog saprai che esistono moltissime tecniche e metodi per la gestione del tempo: la matrice di Eisenhower, batching e tecnica del pomodoro, le to-do list e la gestione delle priorità già nominate all’inizio di questo articolo…e tante tante altre!
Personalmente credo che questo metodo sia semplice e fruibile anche per chi (contrariamente a me 😊) non ha una particolare inclinazione per l’organizzazione e la pianificazione.
Perché?
1. Semplice e veloce.
Perché da una semplice lista di attività da svolgere, o semplicemente scegliendo dai fascicoli e dalle cartelle che abbiamo sulla scrivania, nel calendario o nel nostro archivio, è possibile capire velocemente e senza fatica quali attività:
- richiedono la nostra immediata attenzione;
- possono essere rimandate ad un altro momento;
- possiamo affidare ad altri che le svolgano per conto nostro;
- non hanno motivo di essere sulla nostra lista o sulla nostra scrivania e possono quindi essere eliminate senza rimpianti. 😊
2. Utilizzabile da tutti.
È chiaro come questo metodo possa essere applicato con successo da tutti.
Dipendenti, manager, lavoratori autonomi ed interi team possono organizzare al meglio le attività delle quali occuparsi.
I manager o chi ha la responsabilità di altre persone potranno anche usufruirne per distribuire al meglio i carichi di lavoro (e magari eliminare attività che richiedono tempo ma che non hanno una reale utilità).
I lavoratori autonomi, invece, dopo avere eliminato le attività inutili o procrastinabili potranno decidere se avvalersi di un supporto esterno per determinati compiti che non richiedono un loro intervento diretto o la loro specifica professionalità, garantendone comunque il completamento senza che questi debbano pesare sulle loro giornate lavorative.
Se non sai come utilizzi il tuo tempo, traccialo!
Non sempre e non per tutti è semplice classificare quanto tempo occupa lo svolgimento delle singole attività all’interno delle nostre giornate.
Se ti trovi in questa situazione ti suggerisco di provare con il time tracking.
Grazie agli strumenti di time tracking, semplici da usare e gratuiti, è infatti possibile capire:
- come impieghiamo le giornate;
- quali sono le attività alle quali dedichiamo più tempo;
- quale impatto hanno le singole attività sulla nostra produttività (e come possiamo invece migliorarla).
3. I vantaggi del metodo.
- Permette di focalizzare tempo e risorse su attività realmente utili ed urgenti ➡️➡️➡️ Maggiore produttività;
- Aumenta la consapevolezza di poter essere supportati nello svolgimento dei compiti a noi affidati ➡️➡️➡️ Minore stress.
4. Gli svantaggi del metodo.
- Possibile difficoltà nella corretta classificazione delle singole attività (ma qualche riga fa ti ho anche fornito una facile soluzione;
- Impossibilità di applicazione dei 4 pilastri per mancanza di tempo;
- Inattuabilità del metodo perché la situazione è dovuta ad effettivo “superlavoro” e non a scarsa organizzazione;
- Impraticabilità del metodo in quanto le decisioni da prendere in proposito dipendono da altre persone.
Ecco come la penso su questo metodo di gestione del tempo che è veloce da padroneggiare e semplice da applicare.
Ma mi piacerebbe conoscere anche il tuo parere.
Se vuoi condividere il tuo pensiero lascia un commento oppure contattami: non vedo l’ora di conoscere la tua opinione su questo argomento!
Grazie e a presto.
Con il mio lavoro posso dare più valore al tuo tempo, rendere più semplici e leggere le tue giornate e permetterti di focalizzare attenzione ed energie sulle attività fondamentali per il tuo business o sui tuoi interessi privati. In breve, il mio obiettivo è essere, sempre, la giusta soluzione alle tue esigenze.