Come affrontare un imprevisto?
Bisogna sperare in bene ma prepararsi al peggio.
[Hope for the best, plan for the worst].
Ecco, in sole 8 parole 8, il segreto.
Questa frase l’ho sentita la prima volta dal personaggio di Jack Reacher, ma ho scoperto che esiste anche un proverbio inglese (al quale probabilmente il creatore di Jack Reacher si è ispirato).
Al di là della fonte, gli imprevisti sono purtroppo parte della nostra vita privata e professionale.
Essendo imprevisti non c’è modo di prevederli. 😊
Però possiamo adottare degli accorgimenti che ci permettano di gestirli al meglio.
Una premessa.
Per scrivere questo articolo ho deciso di basarmi esclusivamente sulla mia esperienza diretta.
Inizio quindi a sottolineare un elemento importante: io DETESTO gli imprevisti!
Organizzazione è il mio secondo nome, per cui qualsiasi cosa che venga a rovinare i miei programmi o interferisca con i miei piani mi provoca un vero turbamento.
Dato che la vita non tiene conto della mia delicatezza in materia, ho imparato a difendermi come posso, per preservare, nei limiti del possibile, la mia sanità mentale e la mia serenità.
E con questo possiamo passare immediatamente all’aspetto pratico della questione!
Prima dell’imprevisto: prepariamoci.
Non vuole essere una battuta di spirito.
Il segreto per affrontare al meglio i fuori programma è veramente quello di prepararsi!
Come?
Essere consapevoli che l’imprevisto è dietro l’angolo.
Tutti ovviamente sappiamo che un inconveniente può arrivare in qualsiasi momento a rovinare i nostri piani.
Una cosa è saperlo, un’altra è esserne realmente consci.
La differenza?
Essere realmente coscienti che qualcosa può accadere è il primo passo per rispondere alla domanda “Cosa faccio se succede?”.
In questo modo iniziamo a pensare, anche se non nel dettaglio, alle contromisure che possiamo adottare se accade il peggio.
L’imprevisto e il pessimismo.
Ci tengo a precisare che “prepararsi” non significa essere pessimisti o vedere il bicchiere sempre mezzo vuoto.
Qualcuno è turbato dal fatto che qualcosa è andato come previsto?
Ovviamente no, per cui in questa situazione non possiamo provare che soddisfazione.
Cosa succede invece se quel qualcosa va in maniera completamente diversa?
Le nostre aspettative vengono disattese, ci innervosiamo, magari ci rimaniamo anche male ed arriviamo addirittura a dubitare delle nostre capacità.
“Prepararsi al peggio” significa avere già preso in considerazione un fallimento o una difficoltà, con conseguente riduzione degli effetti che questo ostacolo può avere su di noi.
Altro che pessimismo! Io penso che, anzi, questo sia un approccio positivo e proattivo.
Chiarito questo aspetto, possiamo occuparci del passo successivo
Che l’imprevisto ci trovi pronti: il piano B.
Semplice, anche banale: se non possiamo procedere come pensavamo di fare, valutiamo qualcosa di alternativo.
Personalmente credo che il segreto sia di ideare e costruire il piano B proprio come se fosse il piano A.
Nel dettaglio, analizzando tutti gli elementi importanti e valutandone l’efficacia rispetto al piano A.
Con un piano B già pronto all’uso, in caso di bisogno i nostri tempi di reazione saranno molto più brevi e le nostre azioni decisamente più efficaci perché non dettate dall’ansia o dalla fretta.
Un aiuto per la costruzione del piano B potrebbe venirci dal pensiero laterale: imparando a vedere la situazione da prospettive differenti, saremo in grado di trovare soluzioni alternative.
Organizzazione – Imprevisto 1 a 0.
Un imprevisto richiede energie e tempo, che magari pensavamo di dedicare ad altro.
Dato che il tempo non si dilata, abbiamo un solo modo per fare spazio ad un imprevisto: utilizzare al meglio il tempo che abbiamo a disposizione.
In che modo?
Organizziamoci!
Lo so, sempre di organizzazione si parla…ma è veramente la chiave di tutto.
Organizzare nel miglior modo possibile le attività da svolgere è il modo più semplice per sfruttare al meglio il tempo a nostra disposizione.
Le liste di cose da fare e una corretta gestione delle priorità ci saranno senz’altro d’aiuto.
Alcuni accorgimenti ci permetteranno non solo di risolvere i problemi, ma di farlo in maniera più efficace.
Sfruttando con efficienza le nostre risorse riusciremo sicuramente a ricavarci del tempo da utilizzare in caso di necessità per attività che non avevamo previsto.
Organizziamo il tempo.
Organizzare razionalmente il proprio tempo, magari affidandoci a qualche tecnica particolare come il batching o tenendo conto del nostro cronotipo significa avere la possibilità di essere flessibili.
Ed essere flessibili è l’unico modo che abbiamo per includere un imprevisto nelle nostre giornate.
Cerchiamo quindi di organizzare la nostra agenda giornaliera con momenti liberi tra un impegno e quello successivo, magari prevedendo addirittura una mezza giornata della settimana senza appuntamenti o scadenze da rispettare.
In caso di contrattempi avremo spazio nella giornata per occuparcene senza troppo stress, evitando di dover disdire alcuni impegni o di non soddisfare una scadenza.
Se al contrario non si verificherà alcun fuori programma saremo sempre in tempo per assumere altri incarichi, anticipare attività previste più avanti nel tempo…o magari semplicemente goderci un paio d’ore di libertà!
No alla procrastinazione.
Non mi aggiungerò certo alla schiera di persone che parlano della procrastinazione e soprattutto di come e perché evitarla.
Anticipare lo svolgimento di attività che hanno scadenze più in là nel tempo ci permette di:
- completarle in un momento in cui siamo più liberi e più tranquilli
- eliminare quella voce dalla nostra lista delle cose da fare
- guadagnare tempo prezioso per un momento in cui potrebbe servircene di più.
Guardiamo lontano.
Nell’organizzazione del tempo che abbiamo a disposizione non dimentichiamoci di essere lungimiranti.
Se prevediamo un sovraccarico di lavoro tra due mesi, consideriamo che in quel periodo la possibilità di fare fronte ad un fuori programma sarà ancora più complicata.
Allo stesso modo potremo sfruttare un periodo in cui gli impegni sono meno fitti per completare alcune attività in anticipo oppure per dedicare del tempo ad un progetto particolarmente articolato od ostico.
Insomma, non limitiamoci a guardare cosa ci riserva l’agenda per la settimana successiva.
Avere una visione ampia e previdente di ciò che prevede il nostro futuro ci consente di essere più efficaci anche verso ciò che invece non è prevedibile.
Eccolo, è lui, il famigerato imprevisto.
Abbiamo sperato per il meglio, ma non ha funzionato.
Fortunatamente ci siamo preparati adeguatamente e per tempo ✌️, per cui il primo passo verso la soluzione del problema è stato fatto.
Calma e sangue freddo.
Perdere la calma, arrabbiarci o demoralizzarci non ci serve a niente.
Anzi, serve solo a farci perdere tempo e lucidità.
Per cui mantenere la calma davanti a ciò che non avevamo previsto è veramente un punto fondamentale.
Conserviamo anche la positività.
Ogni problema ha una soluzione, basta trovarla, per cui anziché disperarci muoviamoci verso questa soluzione…e poi potremo rilassarci e riderci sopra!
Accettiamo ciò che non possiamo cambiare.
Come per il punto precedente, accettare che l’imprevisto faccia parte della nostra vita salvaguarda la nostra salute.
Come ho detto, personalmente detesto i cambi di programma e gli imprevisti.
Con la maggiore età 😊 ho capito che sono elementi che posso influenzare solo parzialmente, perché spesso non dipendono da me.
Ho quindi deciso di accettarli con buona grazia (gli improperi me li concedo dopo avere trovato una soluzione) e di fronteggiarli con ciò che so fare meglio: organizzandomi e preparandomi!
😎 Imprevisto, mi infastidisci ma non ti temo!
Analizzare la situazione.
Come per la risoluzione di qualsiasi problema il primo passo è analizzare la situazione.
In questo modo potremo vedere le alternative che abbiamo a disposizione e gli eventuali pro e contro di ognuna.
Anche in questo caso essere preparati ci aiuta ad agire per il meglio, in minor tempo e con la maggiore possibilità di risultati positivi.
Il piano B ed i suoi compagni.
Non dimentichiamoci che, se siamo stati lungimiranti, abbiamo già preparato un piano B.
Se non troveremo niente di meglio basterà verificarne l’efficacia in base alla situazione aggiornata: avremo comunque a disposizione una soluzione già pronta (il che ci aiuterà a mantenere la calma).
Possiamo anche confrontare il piano B con altre azioni alternative che riteniamo idonee, scegliendo l’una o l’altra soluzione oppure integrandole in modo da definire un’azione ancora più efficace.
Insomma, chi ben comincia è alla metà dell’opera: chi ha pronto un piano B…anche!
Riassumendo.
Questo è più o meno tutto ciò che mi sento di dire sull’argomento.
Se dovessi definire le regole d’oro per fronteggiare un imprevisto, sceglierei queste parole:
- lungimiranza
- organizzazione
- flessibilità.
Il segreto, per me, sta tutto qui.
E tu cosa pensi degli imprevisti?
Sono il sale della vita (altrimenti che noia…) oppure un fastidio del quale faresti volentieri a meno?
Ma soprattutto, come li affronti?
Se ti va condividi il tuo pensiero lasciando un commento.
Altrimenti puoi contattarmi: non perdo mai l’occasione per un confronto diretto!
Grazie e a presto.
Con il mio lavoro posso dare più valore al tuo tempo, rendere più semplici e leggere le tue giornate e permetterti di focalizzare attenzione ed energie sulle attività fondamentali per il tuo business o sui tuoi interessi privati. In breve, il mio obiettivo è essere, sempre, la giusta soluzione alle tue esigenze.