Un passo in più per ottimizzare il tuo tempo ed essere realmente efficiente.
Come promesso nella prima parte di questo articolo su organizzazione delle attività ed efficienza, è arrivato finalmente il momento di parlare della matrice di Eisenhower!
Elaborato ≠ Impossibile
La matrice di Eisenhower è un metodo di gestione delle priorità un po’ più elaborato rispetto ad una semplice to-do list.
Fortunatamente, “più elaborato” non significa ”impossibile”!
Il processo di utilizzo della matrice è di fatto abbastanza lineare, e più precisamente:
- preparazione to-do list (qui trovi tante utili informazioni su come creare e gestire una to-do list)
- classificazione delle attività della to-do list
- analisi della matrice
- valutazione dell’impiego del tuo tempo
- identificazione dei margini di miglioramento.
Terminata questa sequenza sarai in grado di effettuare, se necessario, correzioni all’organizzazione delle tue giornate.
Definendo le azioni che ti permetteranno di migliorare la tua efficienza potrai ricavare il massimo dal tuo tempo e lavorare e vivere più serenamente!
Come compilare la matrice
Compilare la matrice è molto semplice:
- dopo avere realizzato la tua to-do list ordina gli impegni per importanza
- successivamente assegna ad ogni voce il suo grado di urgenza
- disponi le singole attività nel riquadro della matrice che corrisponde all’importanza ed all’urgenza assegnate
- al termine della compilazione la matrice riporterà le voci della tua to-do list classificate secondo il grado di importanza e di urgenza che hai assegnato.
Analisi della matrice
Ognuna delle attività della tua to-do list è ora classificata in base al suo grado di importanza e di urgenza e collocata nel riquadro corrispondente.
Puoi finalmente passare all’analisi della matrice.
Infatti, ogni riquadro ha un suo preciso significato, e la matrice completa ti permette di vedere in maniera chiara e lineare:
- come impieghi le tue giornate lavorative
- in quale ordine è opportuno che tu svolga le attività
- in che modo puoi migliorare la tua efficienza.
Riquadro «Emergenza»:
- attività IMPORTANTI ed URGENTI
- sono quelle attività delle quali devi prenderti cura subito e che non puoi delegare ad altre persone
- in questo riquadro potresti trovare progetti in scadenza, telefonate, decisioni da prendere entro una determinata data, ecc.
- il numero di attività in questo riquadro dovrebbe essere ridotto al minimo
- se le tue attività sono in prevalenza in questo settore significa che gli impegni «in emergenza» dominano le tue giornate
- i rischi sono tanti: perdere il controllo della situazione, commettere errori e non avere tempo per rimediare, lavorare sempre sotto stress
- questa situazione può essere dovuta ad una scarsa organizzazione del lavoro
- il mio consiglio è di riflettere e capire in che modo migliorare la pianificazione delle tue attività!
Riquadro «Miglioramento»:
- attività IMPORTANTI ma NON URGENTI
- in questo quadrante trovi le attività che non hanno una scadenza a breve termine: puoi quindi predisporre un’adeguata pianificazione
- alcuni esempi: elaborazione di strategie commerciali, business development, partecipazione a corsi di formazione o di aggiornamento e molti degli impegni della sfera privata (attività sportiva, visite mediche, pianificazione vacanze, ecc.)
- le voci presenti in questo riquadro sono spesso, ma non esclusivamente, correlate allo scopo centrale della tua attività
- essendo lavori a medio e a lungo termine hai la possibilità di occupartene con la giusta serenità, senza stress e non in emergenza
- più attività sono presenti in questo riquadro, migliore è la qualità della tua vita e del tuo lavoro
- ciò significa che organizzi e pianifichi adeguatamente i tuoi impegni.
Riquadro «Delega»:
- attività NON IMPORTANTI ma URGENTI
- di fatto sono impegni non centrali per la tua attività primaria, che distraggono le tue energie dalle occupazioni veramente importanti
- sono tutti i lavori “di contorno” alla tua attività: riunioni, telefonate o email non fondamentali per il business, incarichi che non richiedono il tuo diretto coinvolgimento; in breve sono tutte quelle mansioni che non è veramente indispensabile svolgere in prima persona
- per questa tipologia di impegni hai due possibilità:
- puoi occupartene in un momento in cui sei più tranquillo
- puoi delegarne lo svolgimento ad altre persone
- decidere di occuparti personalmente di queste attività è legittimo: considera però che così facendo sottrai risorse ed energie a tutto ciò di cui puoi occuparti solo ed esclusivamente tu
- la soluzione più efficace è quindi la delega, sulla quale torneremo più avanti.
Riquadro «Spreco»:
- attività NON IMPORTANTI e NON URGENTI
- le voci di questo riquadro non dovrebbero comparire nella tua to-do list perché né urgenti né importanti
- in questo riquadro rientrano spesso le “distrazioni”: tutti i lavori che svolgi per rimandare attività più importanti e/o urgenti ma che non ti piacciono o che ti sembrano particolarmente gravose
- ove possibile, l’ideale è eliminare definitivamente queste voci dalla tua to-do list
- ricorda che passare troppo tempo svolgendo le attività di questo riquadro ha una semplice ma catastrofica conseguenza: stai sprecando il tuo tempo!
- se proprio non te la senti di eliminarle dalla tua to-do list puoi almeno decidere di delegarne lo svolgimento ad altri.
Come capire se il tuo tempo è ben organizzato?
La maggior parte del tuo tempo dovrebbe essere concentrato nello svolgimento degli impegni del riquadro «Miglioramento».
Sono quelli direttamente correlati allo scopo centrale della tua attività o della tua vita privata ed il loro svolgimento è opportunamente pianificato in anticipo sulla scadenza: puoi pertanto occupartene con la dovuta serenità.
Considera inoltre che una buona gestione delle voci del riquadro «Miglioramento» ti permetterà di ridurre il numero delle attività del riquadro «Emergenza» e del riquadro «Delega».
Questo perché un’efficace pianificazione ti metterà in condizione di occuparti di un impegno quando è ancora nel riquadro «Miglioramento».
In questo modo eviti che l’attività vada a finire in «Emergenza» o in «Delega»…con le conseguenze che abbiamo visto sopra!
La delega
Nell’analisi dei riquadri «Delega» e «Spreco» ti ho parlato della delega come soluzione efficace per lo svolgimento delle attività di queste aree.
Come spiegato, infatti, per le mansioni classificate come tali:
- il tuo coinvolgimento diretto non è indispensabile
- non è richiesta la tua professionalità
In questo caso la delega ti permette di mantenere le voci nella tua to-do list ma di non “sprecare” il tuo tempo occupandotene personalmente.
L’attività verrà comunque svolta, ma tu non dovrai sottrarre tempo ed energie ad altri impegni più rilevanti.
Delegare può essere una decisione difficile, ma è indispensabile per una gestione ottimale ed efficiente delle tue giornate.
Quindi prenditi pure il tempo necessario a decidere, ma fallo: vedrai che i vantaggi per te e per la tua vita saranno enormi!
La delega come professione
Le prime persone alle quali puoi decidere di delegare dei compiti sono ovviamente quelle più vicine a te: in base al tipo di mansione, quindi, parliamo di collaboratori, parenti o amici.
Ma se non hai nessuno a cui delegare queste attività devi sapere che esiste una figura professionale che ha fatto della delega il suo lavoro.
E questa potrebbe essere la soluzione perfetta per te!
L’assistente virtuale
L’assistente virtuale è una professionista che può aiutarti a rendere più efficiente la tua organizzazione tramite la delega dei lavori che deciderai di affidarle.
Ma, grazie alla sua esperienza ed alla sua preparazione, è anche la persona più adatta a supportarti in tante altre attività per le quali non hai tempo o voglia, o per le quali non ti senti di avere sufficiente competenza.
Ti interessa saperne di più su come collaborare con una assistente virtuale per rendere le tue giornate più semplici?
Contattami: sarò lieta di fornirti tutte le informazioni di cui hai bisogno e di rispondere alle tue domande o chiarire i dubbi che potresti avere.
O semplicemente sarà una buona occasione per conoscerci 😉.
Spero che le informazioni di questo articolo ti saranno utili a migliorare, dove necessario, la gestione delle tue attività.
Ma soprattutto spero che riuscirai ad ottenere il massimo dal tuo tempo e di conseguenza a vivere e lavorare con più serenità!
Se ho stimolato la tua curiosità sull’argomento ti invito a leggere anche questo articolo dove potrai trovare ulteriori suggerimenti in termini di organizzazione ed efficienza.
Pensi che proverai a mettere in pratica qualcuno dei suggerimenti?
Oppure c’è altro che vorresti sapere?
Fammi sapere cosa ne pensi lasciando un commento!
Con il mio lavoro posso dare più valore al tuo tempo, rendere più semplici e leggere le tue giornate e permetterti di focalizzare attenzione ed energie sulle attività fondamentali per il tuo business o sui tuoi interessi privati. In breve, il mio obiettivo è essere, sempre, la giusta soluzione alle tue esigenze.