Come ho già scritto in precedenza, una buona organizzazione deve riguardare la tua persona, i tuoi spazi, l’utilizzo del tuo tempo e le tue modalità lavorative.
Più semplicemente, un valido metodo organizzativo coinvolge tutto ciò che ti circonda, cioè lo spazio, la mente ed il tempo.
Dell’organizzazione dello spazio ho parlato in questo articolo.
Oggi vorrei invece dedicarmi all’organizzazione del tempo.
Ti propongo 7 passi che potresti adottare per ottimizzare il tempo a tua disposizione e ricavare il meglio dalle tue giornate.
Partiamo!
① Annota impegni e scadenze
Soprattutto nei momenti più impegnativi è fondamentale tenere sotto controllo impegni e scadenze, così da occuparsene a tempo debito e mai “in emergenza”.
Le modalità pratiche puoi sceglierle in base alle tue preferenze personali, l’importante è che trovi il metodo che ti risulta più comodo per avere sempre sotto controllo gli impegni della giornata.
Un’agenda andrà benissimo: consente di “scomporre” la settimana in giorni ed i giorni in ore, avendo sempre ben chiari i singoli impegni di un dato giorno.
É però fondamentale prendere l’abitudine di consultarla tutti i giorni (preferibilmente il giorno prima oppure la mattina presto): in questo modo hai in evidenza e per tempo tutti gli impegni che ti aspettano.
Se preferisci puoi utilizzare un calendario: anche in questo caso devi però assicurarti di posizionarlo dove ti è semplice vederlo ogni giorno.
Gli impegni gestiti con calendario o agenda possono essere classificati in base all’orario, oppure in base alla priorità.
Nel primo caso avrai sempre sotto controllo lo svolgimento della tua giornata.
Nel secondo potrai iniziare ad occuparti delle questioni più urgenti e via via passare a quelle meno importanti, lasciandole magari per il pomeriggio o la sera, quando la stanchezza aumenta e la concentrazione diminuisce.
Se invece preferisci la tecnologia puoi utilizzare anche il calendario del cellulare, Google Calendar o una qualsiasi delle tantissime app disponibili a questo scopo.
La mia scelta è senza dubbio Google Calendar, che utilizzo sia per gli impegni di lavoro che per quelli personali.
In questo articolo trovi funzionalità e suggerimenti su questo strumento versatile ed utilissimo, che ti permetterà di migliorare l’organizzazione dei tuoi impegni.
② Crea una lista delle cose da fare e stabilisci le priorità
Per avere sempre sotto controllo le attività delle quali ti devi occupare può essere utile creare una lista delle cose da fare, comunemente conosciuta come to-do list.
Uno dei metodi più efficaci per strutturare la tua to-do list è l’assegnamento di priorità alle attività della tua lista.
Con pochi semplici passaggi potrai ottenere risultati veramente importanti…e le tue giornate ringrazieranno per l’efficienza e l’organizzazione conquistate!
Utilizzo to-do list e priorità nel mio lavoro di tutti i giorni, per gestire al meglio (e senza troppa ansia) i miei impegni.
Se vuoi sapere tutto ma proprio tutto sulle to-do list e sulla gestione delle priorità ti invito a leggere questo articolo, dove troverai indicazioni dettagliate su come creare una to-do list efficace e sulle possibili modalità di assegnazione delle priorità.
③ La Matrice di Eisenhower
Se te la senti di cimentarti in qualcosa di più strutturato per una migliore organizzazione della tua to-do list e delle tue priorità, la Matrice di Eisenhower è ciò che stavi cercando!
Grazie ad una semplice classificazione delle attività della tua to-do list sarai in grado di valutare come impieghi le tue giornate.
Infatti, al termine della compilazione la matrice riporterà le attività della tua to-do list classificate secondo il grado di importanza e di urgenza che hai assegnato.
Ciò che è più importante, l’immediata analisi della matrice ti permetterà di capire se ci sono margini di miglioramento nella qualità e nell’organizzazione della tua vita e del tuo lavoro!
Vuoi saperne di più per decidere se la Matrice di Eisenhower fa per te?
In questo caso ti consiglio la lettura di questo articolo che ho interamente dedicato all’argomento!
④ Impara a delegare
Imparare a delegare è difficile ma fondamentale per aumentare la produttività ed essere efficienti.
Ovviamente non puoi delegare compiti che solo tu sai come portare a termine.
Sicuramente, però, ci sono tante altre attività delle quali ti occupi personalmente e che non richiedono la tua professionalità o il tuo coinvolgimento diretto.
Puoi delegare lavori ripetitivi, oppure attività per le quali non ti senti pienamente competente, e in generale tutte quelle incombenze che ti impediscono di usare la tua professionalità o il tuo talento per quanto è (o ritieni) veramente importante.
Con la delega puoi organizzare la tua giornata in modo da svolgere in maniera più efficiente i compiti ai quali devi dedicarti personalmente.
Oppure puoi semplicemente “liberare del tempo” per altre attività che ti interessano o per il tuo tempo libero.
La mia attività si basa proprio sulla delega, per cui sono piuttosto ferrata sull’argomento. 😉
Vuoi avere degli esempi pratici di quali attività potresti facilmente delegare?
Allora non puoi perderti questo articolo!
Se invece ti trovi spesso in difficoltà nello svolgimento della tua attività professionale, l’articolo che ho scritto sull’argomento potrebbe fornirti degli spunti interessanti.
Nel caso in cui ti rimanessero dubbi sui vantaggi che potresti ottenere dalla collaborazione con una assistente virtuale puoi chiarirti le idee leggendo qui.
⑤ Suddividi le attività in parti più piccole
Progetti molto impegnativi possono spaventare.
Un trucco semplice per non farsi prendere dal panico (con conseguente perdita di lucidità ed efficienza) è quello di suddividere il progetto in parti più piccole.
In questo modo puoi portare avanti giorno dopo giorno ma costantemente un progetto che richiede molto tempo.
Con un’organizzazione di questo tipo il tuo progetto sarà ultimato nei tempi previsti e non ti avrà completamente distratto dagli altri compiti «di routine» che devi svolgere.
Al momento della scadenza avrai così la soddisfazione di avere completato il progetto importante ma anche di non avere trascurato tante altre attività “minori”.
⑥ Traccia il tuo tempo
Conoscere il tempo effettivo necessario a svolgere un’attività è importantissimo.
- ti permette di stabilire eventuali scadenze o programmare la tua giornata in modo realistico;
- è utile per la preparazione di preventivi;
- è fondamentale per capire come impieghi esattamente le ore della tua giornata.
La tracciatura del tempo (il cosiddetto time tracking) è lo strumento che si usa a questo scopo.
Se non conosci il time tracking o non hai ancora iniziato ad utilizzarlo ti consiglio di leggere questo articolo: troverai consigli utili e l’elenco di tutti i vantaggi che potresti ottenere tracciando il tuo tempo.
⑦ Sfrutta i “tempi morti”
Come chiunque potrà dirti è fondamentale occuparsi di una sola attività per volta: ciò permette di mantenere la concentrazione e di preservare quindi la qualità del lavoro svolto ed il livello di efficienza.
In alcuni casi, però, sono propensa a derogare da questa buona regola, ma solo quando si tratta, in realtà, di un modo per ottimizzare il tempo.
Facciamo un esempio.
Devi scaricare dei files o stampare tante copie di una presentazione e sai che queste attività richiedono molto tempo.
In questo caso anziché fissare lo schermo del pc o la stampante in attesa che il lavoro sia concluso puoi impiegare i tempi di attesa per qualche lavoro breve e poco impegnativo che hai già in programma per la giornata.
É un’azione semplice che ti permette di ridurre i tempi morti e sfruttare il tempo al meglio.
Ciò – sempre e comunque – solo se parliamo di attività che non richiedono particolare attenzione e concentrazione.
Non avrebbe senso occuparsi di più cose contemporaneamente per poi perdere tempo a sistemare quanto non è stato eseguito in modo adeguato la prima volta, no?
Ecco, questo è tutto!
Pochi, semplici passi che puoi fare senza grossi sforzi e senza stravolgere la tua vita.
Ma, ne sono certa, i vantaggi si vedranno fin da subito perché la tua organizzazione ne risulterà notevolmente migliorata.
E le tue giornate acquisteranno una serenità diversa, perché avrai modo di occuparti dei tuoi impegni professionali o privati con calma (o con meno stress).
Non perdere l’occasione di dare più valore al tuo tempo, provaci subito!!!
Spero che i miei suggerimenti si rivelino utili e ti invito a contattarmi per qualsiasi dubbio o perplessità dovessi avere.
E se hai suggerimenti utili da condividere ti ringrazio fin d’ora se vorrai lasciare un commento.
Con il mio lavoro posso dare più valore al tuo tempo, rendere più semplici e leggere le tue giornate e permetterti di focalizzare attenzione ed energie sulle attività fondamentali per il tuo business o sui tuoi interessi privati. In breve, il mio obiettivo è essere, sempre, la giusta soluzione alle tue esigenze.