Ogni giorno un problema.
Problemi grandi, problemi piccoli, ma pur sempre problemi.
Non è realistico pensare di poter eliminare i problemi dalla nostra vita.
Ciò che possiamo fare, invece, è capire:
- qual è il modo migliore di affrontarli;
- come risolverli una volta per tutte;
- quali comportamenti evitare.
Problem solving: l’arte di risolvere i problemi.
Wikipedia definisce il problem solving (letteralmente risoluzione dei problemi) come “…l’insieme dei processi atti ad analizzare, affrontare e risolvere positivamente situazioni problematiche. …”.
Più semplicemente possiamo definire il problem solving come l’abilità di trovare una soluzione a qualsiasi tipo di problema ed in qualsiasi situazione.
Problema o non problema?
Tutti i giorni, più volte al giorno, ci troviamo ad affrontare problemi.
Senza neanche rendercene conto ne risolviamo la maggior parte grazie all’istinto, all’esperienza oppure a comportamenti consolidati.
In questi casi, quindi, il problema non si pone. 😊
La difficoltà nasce quando, per determinate criticità, non possiamo avvalerci di esperienze passate o processi acquisiti.
È in questa condizione che percepiamo il problema come tale.
Come affrontare un problema.
Con una semplice ricerca nel web si possono trovare svariate metodologie di problem solving.
Ciò che ti propongo io è, invece, un processo pratico, lineare ed applicabile ogni volta che ti trovi ad affrontare una criticità particolare.
Questo processo si compone di 5 fasi:
⓵ Percezione del problema.
La percezione del problema andrebbe in realtà considerata una premessa, anziché uno dei passaggi del processo.
Sembra una battuta, invece è una questione molto seria: a volte il primo problema da risolvere è…accorgersi di avere un problema.
Essere sempre attenti e focalizzati sulle proprie attività è il modo migliore per rilevare tempestivamente l’esistenza di un problema.
Il che ne renderà la risoluzione molto, molto più semplice!
⓶ Identificazione del problema.
Definire il problema potrebbe sembrare facile.
In realtà non è sempre così.
A volte ciò che identifichiamo come problema in realtà ne è semplicemente una conseguenza.
Vediamo un esempio:
a) Opzione 1: il mio e-commerce ha registrato un crollo delle vendite online;
b) Opzione 2: il mio e-commerce non funziona correttamente: i clienti hanno problemi ad effettuare acquisti e quindi le mie vendite online sono diminuite drasticamente.
In base all’opzione 1 identifichiamo come problema il calo delle vendite.
Effettuando un’indagine più approfondita, però, con l’opzione 2 rileviamo che il calo delle vendite è solo una conseguenza del problema vero e proprio, identificato invece con il malfunzionamento del nostro sito.
Due problemi ben diversi, per la cui risoluzione le contromisure saranno probabilmente altrettanto diverse…
E infatti…
Perché è importante identificare la causa del problema.
Se ci basassimo sulla prima opzione potremmo decidere di intervenire con promozioni o prezzi speciali nell’ottica di incrementare le vendite.
Il che, purtroppo, non risolverebbe il problema.
Le migliori condizioni commerciali non bilancerebbero il malfunzionamento del sito.
Di conseguenza, i clienti potrebbero comunque rinunciare all’acquisto.
La seconda opzione, invece, rivela che la criticità nasce dalla struttura dell’e-commerce, non dal calo del gradimento dei prodotti.
In questo caso un intervento mirato ed efficace sul sito risolverebbe il problema, senza dover intervenire su prezzi e condizioni di vendita.
Due soluzioni ben distinte, vero?
Senza parlare della loro efficacia in termini di risultato finale! 😉
Un’identificazione approssimativa o frettolosa del problema può portarci fuori strada nella ricerca della soluzione più appropriata.
Il tutto, con un inutile spreco di tempo e di energie.
Più accurata sarà la definizione del nostro problema, quindi, maggiori saranno le probabilità di individuare la soluzione giusta per risolverlo.
⓷ Valutazione delle alternative disponibili.
Stabilito qual è il problema, possiamo passare ad analizzare le alternative che abbiamo a disposizione per risolverlo.
In alcuni casi potremmo avere a disposizione un’unica soluzione: la nostra decisione non sarà quindi difficile.
Se le soluzioni a disposizione fossero più di una, invece, la valutazione delle singole alternative dovrà tenere conto di alcuni aspetti “accessori”:
- le tempistiche di realizzazione;
- i costi da sostenere;
- le risorse da impiegare;
- la durata dell’efficacia;
- qualsiasi altro aspetto relativo all’opzione che stiamo valutando.
⓸ Applicazione della soluzione.
Effettuate tutte le valutazioni del caso e presi in considerazione tutti gli aspetti del problema, possiamo procedere ad applicare l’opzione che reputiamo migliore.
⓹ Verifica dell’efficacia.
Messe in atto le necessarie contromisure è importante verificarne l’efficacia.
Utile quindi monitorare la situazione per verificare che la soluzione adottata raggiunga l’effetto desiderato, e che tale effetto sia duraturo nel tempo per evitare il riproporsi del problema.
Altri elementi (importanti) da considerare.
➽ Procrastinare: perché non è una buona idea?
A nessuno piace occuparsi dei problemi, e rimandarne la soluzione è un comportamento tutto sommato diffuso e naturale.
Attenzione però a non esagerare!
Come scrive Lao Tzu , “Il più grande tra i problemi poteva essere risolto facilmente quando era ancora piccolo.”.
Ecco perché occuparsi dei problemi man mano che si presentano è la scelta più saggia.
Ciò ci permette di affrontarli quando sono ancora gestibili, evitando una escalation che potrebbe rivelarsi controproducente.
➽ Azione e reazione.
Prendere decisioni non è da tutti e presuppone esperienza, capacità di analisi e sangue freddo.
È fin troppo semplice, infatti, reagire ad una situazione critica in maniera istintiva, senza un’accurata analisi dello scenario.
Soprattutto, senza la consapevolezza delle conseguenze delle nostre decisioni.
Attenzione quindi a reagire al problema con tempestività ma anche senza farsi condizionare dall’urgenza della situazione!
➽ Soluzione temporanea o definitiva?
È ovvio che individuare fin da subito una soluzione definitiva è la condizione migliore.
Purtroppo, in alcuni casi la situazione contingente potrebbe costringerci ad adottare contromisure temporanee, che ci permettano di:
- tamponare la situazione;
- guadagnare tempo;
- identificare la soluzione definitiva ottimale ed applicarla.
➽ Ancora?!?
Gli stessi problemi si ripresentano ciclicamente?
In questo caso potrebbe essere utile valutare l’idoneità dei nostri comportamenti…
Infatti, il continuo riproporsi dello stesso problema (o della stessa tipologia di problemi) potrebbe essere segno che:
👍 affrontiamo il problema ogni volta che si presenta
MA
👎 la soluzione che di volta in volta applichiamo non è completamente efficace per la sua definitiva risoluzione.
Anche in questo caso, un’analisi accurata della criticità e delle soluzioni disponibili dovrebbe essere la mossa vincente (e definitiva).
➽ Cambiare la prospettiva.
Non sempre riusciamo a identificare correttamente il nostro problema.
In questi casi può essere utile affrontare la questione in maniera diversa:
1 – Al contrario.
Come?
ⓐ chiediamoci quale risultato finale vogliamo ottenere;
ⓑ definiamo le azioni necessarie a raggiungere quell’obiettivo;
ⓒ analizziamo la situazione attuale per verificare se è coerente con le azioni che abbiamo definito come necessarie;
(nota: non lo sarà, altrimenti non avremmo un problema…)
ⓓ apportiamo modifiche per allineare la situazione attuale a quella che abbiamo definito come necessaria per l’ottenimento del risultato;
ⓔ monitoriamo l’efficacia delle modifiche effettuate.
2 – Dall’esterno
Un nostro coinvolgimento diretto potrebbe essere di ostacolo ad una valutazione lucida ed efficace della situazione e delle possibili soluzioni.
Affidare l’analisi a terze parti, esterne al problema o non direttamente coinvolte, potrebbe rappresentare il modo migliore di studiare la situazione senza filtri.
Che ci piaccia o meno risolvere problemi, è qualcosa di cui dobbiamo necessariamente occuparci.
Procrastinare non è una soluzione.
Anzi, il rischio è di peggiorare la situazione.
Tanto vale cercare di occuparsi dei problemi senza ritardi, e di liberarcene una volta per tutte.
Il problem solving può aiutarci in questo senso, per cui spero di averti fornito qualche suggerimento utile.
E poi c’è, ovviamente, chi è problem solver “dentro”: IO!
Infatti, nel lavoro e nella vita privata sono “la persona che risolve i problemi”.
Non è sempre un’attività rilassante, ma fondamentalmente mi piace, e mi riesce bene!
Non sai esattamente come affrontare un problema?
Oppure, semplicemente, non ne hai il tempo o la voglia?
In questo caso ti invito a contattarmi: possiamo parlarne e trovare una soluzione insieme! 😉
Se hai dubbi, un suggerimento o un’idea da condividere sull’argomento ti invito a lasciare un commento qui sotto.
Grazie e a presto!
Con il mio lavoro posso dare più valore al tuo tempo, rendere più semplici e leggere le tue giornate e permetterti di focalizzare attenzione ed energie sulle attività fondamentali per il tuo business o sui tuoi interessi privati. In breve, il mio obiettivo è essere, sempre, la giusta soluzione alle tue esigenze.