Il ritardo è per alcuni una costante.
Ci sono persone sempre in lotta con le lancette dell’orologio, come personificazioni del Bianconiglio.
Altre invece sono sempre perfettamente puntuali, se non addirittura in anticipo.
Quali sono le differenze?
Perché per alcuni la puntualità è così difficile e per altri è invece qualcosa di naturale?
Le motivazioni del ritardo.
Siamo portati a credere che il ritardo sia causato dalla noncuranza o da una mera mancanza di rispetto.
Le cause del ritardo in realtà sono molteplici.
La buona notizia è che, per ogni motivazione del ritardo, esiste una soluzione!
Il ritardo dovuto alla memoria di lavoro.
Il problema:
Esattamente come accade per un computer, anche il nostro cervello accumula informazioni.
Il rischio è di accumularne troppe.
In questo caso la nostra memoria risulta talmente rallentata dal tentativo di elaborare tutti questi dati contemporaneamente che finiamo per dimenticare gli impegni oppure per confondere tra loro scadenze diverse.
La soluzione:
In questo caso il nostro peggior nemico è sicuramente il multitasking.
In generale tendiamo a credere che occuparsi di più attività contemporaneamente velocizzerà il lavoro.
Purtroppo, invece, questa abitudine finisce per sovraccaricare i nostri “circuiti” e ci costringe ad uno sforzo enorme per focalizzare continuamente l’attenzione su compiti sempre diversi.
Due semplici accorgimenti possono venire in nostro aiuto:
⓵ Un alleato perfetto può essere la tecnica del batching.
Il raggruppamento di attività dello stesso tipo (sia come tipologia di attività che come risorse necessarie al loro svolgimento) e lo svolgimento dei singoli gruppi di attività in blocchi di tempo specifici e dedicati permette di mantenere alta la concentrazione, focalizzandola su una singola tipologia di attività e tenendo quindi sotto controllo le distrazioni.
Così facendo siamo più produttivi con meno fatica.
⓶ Un altro valido aiuto può venire dall’attenzione selettiva, un meccanismo automatico (ma implementabile) del nostro cervello che ci permette di distinguere tra informazioni rilevanti, meno importanti o addirittura inutili.
L’attenzione selettiva può aiutarci a razionalizzare il nostro tempo, svolgendo qualunque incarico con più precisione e facilità, contemporaneamente potenziando la nostra memoria e diminuendo i livelli di stress.
La gestione del tempo.
Il problema:
Alcuni di noi faticano a pianificare o, quando ci riescono, hanno difficoltà a rispettare programmi e scadenze.
Altre persone invece sono eccessivamente ottimiste e, non tenendo conto di eventuali imprevisti, hanno un rischio maggiore di disattendere i propri programmi.
La soluzione:
Sono tante le azioni che possiamo intraprendere per migliorare la nostra gestione del tempo.
Innanzi tutto potremmo iniziare ad utilizzare le mappe mentali, grazie alle quali possiamo pianificare al meglio anche le attività più complesse, senza il rischio di dimenticare qualcosa.
Ove possibile pensiamo in anticipo agli eventuali imprevisti: in caso di problemi avremo così già pronta una soluzione!
Per quanto riguarda invece le vere e proprie tecniche di gestione del tempo è impossibile citarle perché sono moltissime e di vario tipo.
Dato che la gestione del tempo è una delle mie materie preferite posso solo consigliare di scorrere gli articoli del mio blog, dove molte di queste tecniche sono presentate e spiegate, così da selezionare quella che riteniamo più adatta alle nostre esigenze ed inclinazioni.
E se ci fosse bisogno di qualche suggerimento o chiarimento, sarò ben lieta di condividere la mia esperienza in proposito.
La sindrome del ritardo cronico.
Il problema:
Per alcuni di noi procrastinare sembra essere una imprescindibile necessità, quasi un’espressione della propria libertà individuale e della propria personalità.
È come se la mente rifiutasse di concentrarsi su uno specifico tema finché la scadenza non diventa pressante.
Allora, in un guizzo di “ispirazione”, iniziamo a lavorare febbrilmente e spesso anche con ottimi risultati.
Una situazione di questo genere potrebbe essere definita “l’adrenalina dell’ultimo minuto”!
Tutto molto bello, se non fosse per i livelli di stress che accumuliamo e per il disagio che creiamo negli altri.
Già, i poveri puntuali che immancabilmente lasciamo in trepidante attesa…
Il problema di base è che assecondare questa nostra naturale inclinazione ci toglie ogni margine di sicurezza per far fronte ad eventuali imprevisti.
E visto che la vita di tutti i giorni è sempre piena di sorprese (belle e brutte), finiamo per vivere ogni giornata posseduti da una fretta indiavolata!
La soluzione:
In questo caso l’unica possibilità di salvezza è smettere di procrastinare.
Anche in questo caso le varie tecniche di gestione del tempo possono senz’altro essere un valido aiuto.
Nessuna tecnica ci potrà comunque aiutare se, prima di tutto, non ci impegniamo a lavorare su noi stessi.
Dobbiamo realmente sforzarci di stabilire una pianificazione (e di fare il massimo sforzo per rispettarla).
Proprio come in un programma di allenamento fisico sarà essenziale procedere per gradi.
Pretendere di iniziare a pianificare con successo ogni aspetto della nostra vita (professionale o privata che sia) sarebbe chiaramente utopistico.
Possiamo però cominciare da singole, specifiche attività ripetitive (per citare un esempio banale, la programmazione dei pasti e la spesa) per poi progressivamente aggiungere altre attività.
Un altro piccolo trucco che può aiutarci nei primi tempi è “portare avanti le lancette dell’orologio” (letteralmente).
Se abbiamo un appuntamento alle 15, ad esempio, regoliamoci come se fosse fissato per le 14.45: senza troppa fatica avremo “scippato” 15 minuti al nostro desiderio di procrastinare e di muoverci all’ultimo minuto!
Con il tempo, tutto diventerà più semplice e scopriremo che è veramente possibile non rimandare a domani quel che possiamo fare già oggi!
La percezione del tempo.
Il problema:
A volte il tempo sembra scorrere in modo misterioso, soprattutto in base alla percezione soggettiva che ne abbiamo.
La tipica frase “Un minuto e ho finito” significa di solito che l’attesa sarà ben più lunga.
Le motivazioni alla base di questo comportamento possono essere varie:
- stiamo sopravvalutando le nostre capacità;
- abbiamo un’ottimistica fede nell’assenza di interferenze esterne (il traffico, una telefonata che non possiamo rifiutare e che ci interrompe, eccetera);
- ci lasciamo andare a comportamenti compulsivi che ci fanno perdere tempo prezioso (esempi tipici sono il controllare più volte se abbiamo spento la luce prima di uscire di casa oppure verificare di avere effettivamente chiuso l’automobile dopo che ce ne siamo allontanati).
La soluzione:
Stabilire una routine da seguire e rispettare è il modo migliore per combattere questa situazione.
Proprio come faremmo per una procedura in ambito lavorativo, standardizziamo le nostre azioni il più possibile (anche nella vita privata) per ovviare alla nostra tendenza a sottostimare i tempi necessari per le varie attività.
Conoscendo in anticipo la sequenza di azioni stabilite nella nostra routine, non avremo bisogno di fermarci a pensare: avremo il pilota automatico!
Con il doppio vantaggio di avere una valutazione obiettiva e certa del tempo necessario a svolgere una specifica attività e di non perdere tempo a riflettere sulla prossima azione da compiere (proprio come non pensiamo a quale pedale dobbiamo usare quando guidiamo perché siamo abituati a farlo in automatico!).
Ritardo e ansia sociale.
Il problema:
Non voler affrontare qualcosa che ci mette a disagio o che non ci piace è senz’altro una reazione naturale.
Se parlare in pubblico ci crea ansia, ad esempio, la nostra tendenza potrebbe essere di rimandare più e più volte la preparazione della presentazione.
Con il risultato di ritrovarci poi doppiamente in ansia (per la paura di affrontare il pubblico ma anche per la sensazione di non esserci preparati adeguatamente).
Anche in questo caso, quindi, il problema è generato dalla tendenza alla procrastinazione (anche se la causa scatenante è diversa da quella citata per la situazione precedente).
La soluzione:
Prima di tutto, è opportuno comprendere la radice del problema.
Se siamo semplicemente insicuri o timidi queste difficoltà possono essere superate (o quanto meno tenute sotto controllo) praticando tecniche di gestione dello stress e dell’ansia.
In questo senso abbiamo a disposizione diverse opzioni che vanno dalla meditazione a tecniche particolari di respirazione, senza dimenticare i corsi dedicati a migliorare la propria consapevolezza o a mitigare quel particolare elemento che ci provoca ansia.
Magari non sarà possibile eliminare completamente le nostre difficoltà ma potremo imparare a tenerle a bada a livelli che non interferiscano con la nostra vita professionale o privata.
E se non è solo ansia sociale?
Le nostre difficoltà potrebbero però avere, come detto, radici ben più profonde.
La difficoltà di concentrazione, la tendenza a distrarsi facilmente, la difficoltà a organizzare le attività, la mancanza di pazienza e l’impulsività possono essere sintomi di ADHD (disturbo da deficit di attenzione).
Non essendo medico né altra figura che ha le competenze necessarie per parlare di questo disturbo con cognizione di causa, mi sento solo di dare un consiglio.
Se analizzando i nostri comportamenti abbiamo il dubbio che possano essere conseguenza di una problematica profonda contattiamo un professionista qualificato, anche solo per un parere.
In base alla sua valutazione sapremo poi come regolarci per il meglio e, se fosse il caso, avremo già fatto il primo fondamentale passo nella giusta direzione!
L’eredità educativa.
Naturalmente l’abitudine al ritardo può essere, molto semplicemente, una lacuna nella nostra educazione, per quanto involontariamente generata da chi ci ha cresciuto.
L’autoindulgenza, così come l’amore per la pianificazione sono di fatto tratti caratteriali.
Proprio come ci è stata spiegata l’importanza di dire “buongiorno”, “grazie” e “prego”, i nostri genitori (o qualsiasi altra persona abbiamo avuto accanto durante la crescita) dovrebbero averci insegnato anche la puntualità.
In questo caso però si tratta di un insegnamento dato in primo luogo dall’esempio.
L’educazione che ci viene impartita forgia il nostro carattere.
I valori trasmessi da chi ci ha educato restano dentro di noi.
Ricordando però, sempre, che la personalità di ognuno di noi è unica.
Di conseguenza il nostro rapporto con gli altri, seppur basato su quanto insegnatoci, risulta in ogni caso filtrato dalla nostra personalità e dalle nostre esperienze.
A tale proposito credo possa essere interessante vedere come due persone che hanno ricevuto la stessa educazione dalle medesime persone all’interno di un contesto familiare e sociale identico possano crescere e diventare adulte diametralmente opposte.
Ecco perché ho deciso di fare un’intervista doppia durante la quale le due persone in questione risponderanno alle stesse domande.
Sono certa che l’intervista potrà offrire svariati spunti di riflessione sull’argomento.
Questo è, per il momento, tutto.
Che rapporto hai con il tempo?
Ti riconosci in uno di ritardatari descritti?
Oppure ne conosci qualcuno?
Quali pensi che possano essere le motivazioni, tue o delle altre persone con le quali ti rapporti?
Se ti va condividi la tua esperienza con un commento oppure contattami per discuterne direttamente.
A presto!
Con il mio lavoro posso dare più valore al tuo tempo, rendere più semplici e leggere le tue giornate e permetterti di focalizzare attenzione ed energie sulle attività fondamentali per il tuo business o sui tuoi interessi privati. In breve, il mio obiettivo è essere, sempre, la giusta soluzione alle tue esigenze.