Una nota pubblicità degli anni ’80 recitava “Ho in testa un’idea meravigliosa!”.
Purtroppo l’idea meravigliosa, da sola, non basta…
Avere un’idea innovativa è elettrizzante, stimolante e motivante.
Ma se non sai come svilupparla e realizzarla in modo corretto, il tuo progetto probabilmente non si concretizzerà mai, o non otterrà il successo che avrebbe meritato.
In questi casi, ciò di cui abbiamo bisogno è un po’ di…Project Management!
Cosa è il Project Management?
Al di là delle definizioni più tecniche, possiamo definire il Project Management (che letteralmente significa gestione di progetto) come l’insieme di tutte le attività destinate ad analisi >>> progettazione >>> pianificazione >>> realizzazione di un progetto.
Tali attività:
- vengono svolte da una o più persone;
- impegnano conoscenze tecniche, attitudini personali e strumenti diversi;
- coinvolgono tutti gli aspetti e tutte le fasi del progetto;
- hanno lo scopo di conseguirne gli obiettivi.
Il fine ultimo del Project Management è, infatti, il raggiungimento dell’obiettivo che il progetto si pone.
Il Project Management è ovviamente molto più di questo: è argomento ampio e variegato, in merito al quale sul web troverai tonnellate di informazioni e tante persone competenti per le quali è una vera professione.
Le fasi di gestione di un progetto.
Se mi conosci sai che l’intento di questo articolo è fornirti semplicemente qualche spunto che ti aiuti nella gestione e nella realizzazione della tua “idea meravigliosa”.
Passo quindi subito ad elencare quelle che secondo me sono le fasi basilari della gestione di un progetto:
Fase 1: Pensare, riflettere, analizzare.
In questa fase il lavoro duro lo fa il cervello, perché è necessario definire, seppure a grandi linee:
- l’obiettivo del progetto;
- le singole attività da svolgere per realizzarlo, e chi dovrà occuparsene;
- le risorse (strutturali ed economiche) necessarie per la sua realizzazione;
- come divulgare il progetto.
Tutti i punti sono importanti, ma ciò che è veramente fondamentale è l’obiettivo che vogliamo raggiungere.
Se non abbiamo chiaro il traguardo è probabile che sbaglieremo molte delle fasi tra l’idea e la sua realizzazione.
Risultato: difficilmente il progetto avrà successo (o, se lo avrà, probabilmente lo raggiungeremo solo con tanta tanta fatica…).
Fase 2: Studio ed analisi.
Dopo avere abbozzato il progetto è importante studiare ed analizzare:
- il mercato e le sue esigenze;
- i benefici che l’idea può offrire;
- l’eventuale concorrenza;
- gli elementi distintivi del progetto rispetto ai concorrenti;
- gli eventuali fornitori e/o partner che collaboreranno con noi per realizzarlo;
- i fattori di successo e le eventuali criticità.
Fase 3: Il Business Plan.
Per esperienza personale considero questa fase un punto fondamentale per la realizzazione di un progetto.
Sembra un lavoro molto complicato ma, giuro, non lo è!
Se la fase 1 e la fase 2 sono state svolte correttamente avremo già a disposizione tutte le informazioni necessarie a costruire il Business Plan.
Per saperne di più sul Business Plan e su come realizzarlo puoi effettuare qualche ricerca sul web e troverai sicuramente tutte le informazioni necessarie.
Altrimenti poi leggere il mio prossimo articolo (tra due settimane esatte): dato che il Business Plan è uno dei miei più recenti “amori” ho deciso di dedicargli un articolo intero!
Fase 4: La pianificazione.
Sappiamo da dove partiamo.
Abbiamo un’idea precisa di dove vogliamo arrivare.
Adesso è indispensabile definire nel dettaglio tutte le azioni che ci permetteranno di raggiungere il traguardo finale. 😉
Le opzioni disponibili sono diverse, di seguito elenco le mie preferite:
☑ To-do list
Per creare una to-do list efficace il consiglio è di:
- dividere il progetto in macro-fasi;
- ordinare cronologicamente le macro-fasi dall’inizio del progetto alla sua completa realizzazione;
- identificare, per ogni macro-fase, le singole attività da svolgere segnalando, per ognuna, le tempistiche di realizzazione (inizio e termine dell’attività) e chi se ne deve occupare.
Se scegli di utilizzare la to-do list, in questo articolo puoi trovare tante indicazioni utili per creare le tue liste in maniera semplice ed efficace.
☑La tecnica dello scalatore
Individuare il primo passo da compiere per la realizzazione di un progetto può risultare difficile.
In questo caso la tecnica dello scalatore può essere di grande aiuto.
In cosa consiste?
Molto semplicemente, le attività da svolgere vengono definite a ritroso, cioè partendo dall’obiettivo finale ed arrivando al punto di partenza.
Questo metodo ha, tra l’altro, il grande vantaggio di ridurre il rischio di pianificare attività non indispensabili o addirittura inutili.
Al contrario, identifica il percorso più efficace dal punto di partenza al traguardo finale.
Fase 5: La realizzazione.
Abbiamo definito le fasi del progetto e determinato nel dettaglio le attività necessarie alla sua realizzazione pratica.
A questo punto non ci resta che iniziare!
Che tu sia l’unica persona a gestire il progetto oppure che lavori in team, lo svolgimento delle attività identificate può avvenire in vari modi.
Utilizzando mail, telefono e Skype si possono gestire le singole azioni contattando direttamente clienti, fornitori, partner oppure i membri del team.
In alternativa si possono utilizzare specifici strumenti di Project Management, con i quali tutte le attività da svolgere vengono “centralizzate”, assegnandole ai singoli responsabili e permettendoci quindi di avere sempre a disposizione l’immagine in tempo reale dell’avanzamento del progetto.
Tra i più conosciuti ed utilizzati ti segnalo Asana e Trello, ma sul web troverai moltissimi strumenti simili, da testare ed eventualmente iniziare ad utilizzare.
Fase 6: Osservazione e Revisione.
Il progetto è avviato e vicino alla conclusione.
Manca solo da verificare che tutto funzioni come abbiamo progettato!
Le azioni pianificate stanno dando gli esiti previsti?
C’è qualche attività che possiamo modificare per ottenere un risultato migliore?
Esistono alternative per quelle azioni che sembrano non funzionare come vorremmo?
Ci sono altre iniziative da includere nella pianificazione per ottimizzare risorse e risultati?
L’osservazione di quanto pianificato e le eventuali revisioni ci permetteranno di correggere eventuali errori o imperfezioni del progetto.
Il che renderà più probabile il raggiungimento dell’obiettivo finale.
Fase 7: Conclusione.
Fatte salve eventuali revisioni periodiche (solitamente annuali o semestrali), a questo punto il progetto può considerarsi concluso. 😉
Spero che questo articolo ti possa aiutare a dare vita alla “idea meravigliosa che hai in testa”.
Se hai dubbi da chiarire o suggerimenti da dare sull’argomento puoi lasciare un commento qui sotto.
Se pensi di avere bisogno di aiuto nella realizzazione di un progetto o anche solo per predisporre un piano di azione iniziale ti invito a contattarmi: sarà un piacere supportarti nel rendere concreto il tuo progetto!
Grazie e a presto! 😊
Con il mio lavoro posso dare più valore al tuo tempo, rendere più semplici e leggere le tue giornate e permetterti di focalizzare attenzione ed energie sulle attività fondamentali per il tuo business o sui tuoi interessi privati. In breve, il mio obiettivo è essere, sempre, la giusta soluzione alle tue esigenze.